Background

Sous la supervision globale du Représentant Résident Adjoint Opérations, le /la titulaire de ce poste sera sous la supervision directe du chargé de l’Administration, de la logistique et des services généraux. Il/Elle aura à accomplir avec soin les services de haute qualité pour le Coordonnateur du HUB régional basé au Sénégal en assurant les plus hauts standards de discrétion et intégrité, le sens de responsabilité ainsi qu’une excellente connaissance du protocole et des questions de sécurité.
Le titulaire de ce poste doit aussi démontrer une approche orientée vers le client, de courtoisie, du tact et une habilité de travailler dans un environnement multi social et multi ethnique.

Duties And Responsibilities

Résumé des fonctions essentielles :

  • Fournir des services de conduite efficaces et sécurisants ;
  • Assurer un bon usage des véhicules de l’organisation ;
  • Entretenir et maintenir au propre quotidiennement le véhicule affecté ;
  • Vérifier la disponibilité des documents et outillages complets du véhicule ;
  • Assurer la fourniture de services de conduite efficaces et sécurisants en (i) conduisant les véhicules du Bureau du PNUD pour le transport du Coordonnateur du HUB régional du PNUD basé au Sénégal ainsi que d’autres membres de la coordination aussi bien en ville qu’à l’intérieur du pays, (ii) distribuer et chercher le courrier, les documents et autres objets sur demande (ii) Accueillir, accompagner le personnel officiel à l’aéroport et l’assister dans les formalités de voyage en cas de besoin ;
  • Assurer le bon usage du véhicule en veillant au maintien efficace et précis des fiches de suivi journalier, et à l’enregistrement des données facilitant la planification des réparations et rapports y relatifs ;
  • Assurer un entretien approprié et régulier du véhicule en suivant à temps les petites réparations, vérification du niveau d’huile, vérification de pneus et des freins, le lavage, etc.
  • S’assurer de la disponibilité de tous les documents et outillages requis pour le véhicule (assurance, fiche de suivi, répertoire du personnel, carte routière de la ville/ du pays, kit de secours, outillage et pièces de rechange nécessaires);
    Résumé des fonctions essentielles :
  • Fournir des services de conduite efficaces et sécurisants ;
  • Assurer un bon usage des véhicules de l’organisation ;
  • Entretenir et maintenir au propre quotidiennement le véhicule affecté ;
  • Vérifier la disponibilité des documents et outillages complets du véhicule ;
  • Assurer la fourniture de services de conduite efficaces et sécurisants en (i) conduisant les véhicules du Bureau du PNUD pour le transport du Coordonnateur du HUB régional du PNUD basé au Sénégal ainsi que d’autres membres de la coordination aussi bien en ville qu’à l’intérieur du pays, (ii) distribuer et chercher le courrier, les documents et autres objets sur demande (ii) Accueillir, accompagner le personnel officiel à l’aéroport et l’assister dans les formalités de voyage en cas de besoin ;
  • Assurer le bon usage du véhicule en veillant au maintien efficace et précis des fiches de suivi journalier, et à l’enregistrement des données facilitant la planification des réparations et rapports y relatifs ;
  • Assurer un entretien approprié et régulier du véhicule en suivant à temps les petites réparations, vérification du niveau d’huile, vérification de pneus et des freins, le lavage, etc.
  • S’assurer de la disponibilité de tous les documents et outillages requis pour le véhicule (assurance, fiche de suivi, répertoire du personnel, carte routière de la ville/ du pays, kit de secours, outillage et pièces de rechange nécessaires);
  • S’assurer que toutes les actions urgentes requises par les règles et procédures sont prises en cas d’accidents (rapport d’accident, déclaration à l’assurance,) et reportées au supérieur hiérarchique sans délais.
  • Impact
    Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services du bureau, sur l’utilisation efficiente et d’une manière sécuritaire de la propriété du bureau. Ils ont également un impact sur le respect des délais de l’agenda des personnes conduites.

Competencies

Efficacité opérationnelle

  • Capacité à exécuter une variété de tâches répétitives et de routine ;
  • Capacité à examiner des données, à identifier et régler les écarts et à gérer un volume important de travaux, sous des contraintes de temps et en établissant des priorités ;
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs ainsi qu’une excellente connaissance des règles de conduite et des compétences dans la réparation mineure des véhicules mineure ;
  • Capacité à exploiter et à entretenir une variété d’équipements informatiques de bureau afin de fournir une prestation efficace de services ;
  • Bonne connaissance du protocole et des problèmes et consignes de sécurité dans le pays.

Gestion Des Données

  • Recueille soigneusement et méthodiquement, vérifie et enregistre les données démontrant l’attention aux détails et à identifier et corriger les erreurs de sa propre initiative ;
  • Interprète les données, dessine les modèles les conclusions et / ou identifie qui soutiennent le travail des autres.
  • Gestions de documents, correspondance et rapports :
  • Crée, édite et présente les requêtes et rapports, documents en format clair et présentable sous forme de document ou tableau en utilisant le traitement de texte et/ou tableur.

Planification et organisation

  • Organise des tâches multiples en établissant des priorités en tenant compte des missions spéciales, de fréquentes interruptions, des délais, des ressources disponibles et des rapports hiérarchiques multiples ;
  • Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient de l’évolution des priorités et des échéances concurrentes ;
  • Établit, construit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients pour faciliter la fourniture d’un soutien.
  • Promouvoir l’apprentissage et assurer la gestion des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel. Par conséquent, il doit suivre tous les cours mandataires relevant de sa catégorie et obtenir les certificats requis.

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