Functional Responsibilities:
- Soutien aux services des achats
L’Adjoint.e aux achats fournira une variété de services d’assistance en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu’un flux d’informations optimal:
- Rédiger la documentation des appels d’offres, des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution d’adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés
- Préparer les RFP, RFQ et des ITB, et assurer la finalisation de la part de la personne autorisée
- Traiter les transactions d’achats dans l’ERP de OneUNOPS
- Préparer et suivre les contrats, les bons de commande et les LTA/BPA ou leurs modifications
- Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats
- Traiter les factures pour les biens et services fournis en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leur suivi jusqu’à l’achèvement et informer les clients
- Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’achats
- Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations
- Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats
- Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats
- Publier des annonces d’achats et de demande de prix
- Tenir à jour les rapports de suivi sur les activités d’achats et les travaux en cours
- Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d’approvisionnement en conséquence
- Finalisation complète des spécifications des matériaux et des services selon les termes de références établis
- Coordonner avec l’unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d’obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d’inspection)
- Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs
- Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d’audit et d’examen.
- Planification des achats
- Participer à l’implémentation de la stratégie et à l’élaboration des SOPs (Standard operating procedures) des achats et de la passation des marchés
- Élaborer un plan efficace des achats en collaboration avec les chefs de projets et l’équipe Procurement du HUB, SNMC
- Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs reliés au processus des achats
- Contribuer de manière effective à la mise en place de la composante « achats et approvisionnement s» du HUB SNMC
- Interagir avec les gestionnaires de projet dans le cadre de la préparation des documents suivants: documents d’appels d’offres, listes d’approvisionnement, bons de commandes, etc… selon les spécifications et les procédures d’achats et d’approvisionnement de l’UNOPS
- Préparer les rapports mensuels sur les questions de passation des marchés.
- Gestion des appels d’offres
- Collaborer avec les équipes de projets/programmes pour l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues
- Analyser les attributions de marché le plus adéquat à soumettre au comité LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné
- Préparer les soumissions au comité HQCPC, ou à l’autorité d’approbation adéquat
- Organiser les réunions du LCPC (ou organe statutaire désigné) selon les besoins et communiquer au moins 24 heures à l’avance les documents pour examen
- Tenir à jour les dossiers du comité LCPC ou de l’organisme statutaire désigné
- Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles
- Faciliter l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l’équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle
- Plus précisément, travailler activement avec les parties prenantes pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d’achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun
- Maintenir une relation transparente avec les parties prenantes afin de les informer tout le long du projet sur l’avancement des achats.
- Facilitation du partage des connaissances
- Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances pour le compte du superviseur et informer l’informer du statut
- Soutenir administrativement l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement.
Produit final
L’adjoint.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités concernées, les activités de projet, les services d’appui à la gestion des achats et des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l’image et la crédibilité de l’équipe et de l’unité business en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.
Contrôles de suivi et des progrès
L’adjoint.e aux achats sera responsable d’obtenir toute la documentation nécessaire à l’importation des items achetés dans le cadre de ce projet. Il fera le suivi des appels d’offres ainsi que des livraisons dans chaque pays.
Education:
Education
- Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé
- Maîtrise/licence ou un master/PhD en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années d’expérience mais n’est pas obligatoire.
Expérience
- Six (6) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d’entreprise est requis avec un diplôme d’études secondaires (BAC)
- Expérience d’achat d’équipement reliés à la sécurité est un atout
- Expérience de passation de marché de contrats de travaux dans un contexte difficile est un atout
- Une expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable
- De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise
- Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC), un (1) an d’expérience dans l’utilisation de systèmes ERP est requise
Langue:
- Une bonne connaissance du français est requise
- Une bonne connaissance de l’anglais est requise
Contract type, level and duration
Type de contrat: ICA (Contrat de Prestataire Individuel Local) Ni…
- Type de contrat: ICA (Contrat de Prestataire Individuel Local)
- Niveau de contrat: LICA 6
- Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante
Pour plus d’info sur le contrat ICA merci de suivre le lien suivant:
portunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Experience:
Education
- Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé
- Maîtrise/licence ou un master/PhD en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années d’expérience mais n’est pas obligatoire.
Expérience
- Six (6) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d’entreprise est requis avec un diplôme d’études secondaires (BAC)
- Expérience d’achat d’équipement reliés à la sécurité est un atout
- Expérience de passation de marché de contrats de travaux dans un contexte difficile est un atout
- Une expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable
- De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise
- Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage
- Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC), un (1) an d’expérience dans l’utilisation de systèmes ERP est requise
Langue:
- Une bonne connaissance du français est requise
- Une bonne connaissance de l’anglais est requise