Sous l’autorité et la supervision directe du.de la Spécialiste aux Achats, l’Assistant.e principal.e aux Achats contribuera à l’ensemble des activités d’acquisition de biens et services et de gestion logistique au sein du Hub. 

L’Assistant.e principal.e aux Achats aura les attributions et responsabilités suivantes :

  • Assurer le traitement des demandes d’achats et de service
  • Veiller à la bonne application des procédures d’achats
  • Contrôler la conformité des contrats d’achat ou de service avec les fournisseurs
  • Contrôler l’archivage des dossiers d’achats
  • Procéder mensuellement à la mise à jour de la liste de prix et de la base de données des fournisseurs
  • Prioriser les achats en fonction des contraintes du projet
  • Participer à l’élaboration du plan d’achat
  • Veiller à ce que toutes les pièces justificatives permettant la vérification et le contrôle soient disponibles
  • Assister dans l’organisation du processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d’offres, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS
  • Appuyer le service d’achat dans la mise en place d’agréements pour les achats récurrents
  • S’assurer du bon déroulement des livraisons des fournisseurs en particulier en formalisant les étapes de réception qualitative et quantitative (délais, conformité, spécifications techniques)
  • S’assurer du respect des procédures d’approvisionnement (bon sortie de stock, bon de livraison, etc.)
  • Superviser la gestion des stocks de la cellule support
  • Assister avec les inventaires periodiques de stocks
  • Participer à l’élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le.la superviseur direct.e
  • Appuyer l’organisation dans la collecte de données
  • Optimiser la distribution du matériel en fonction des besoins des opérations
  • Toute autre tâche qui pourrait être demandée par la hiérarchie

Contrôle de suivi et des progès

  • Conformité aux principes et règlements de l’UNOPS liés aux achats et à la logistique
  • Traçabilité des équipements et des achats
  • Suivi et optimisation des coûts

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