- Office/Unit/Project Description
Le Programme d’Urgence de Développement Communautaire (PUDC) est une initiative gouvernementale mise en place dans plusieurs pays. Son objectif principal est de dynamiser le développement économique et social des zones rurales en améliorant les infrastructures de base et en offrant des opportunités économiques aux populations locales. Le PUDC vise à réduire la pauvreté, à promouvoir l’inclusion sociale et à renforcer la résilience des communautés rurales en investissant dans des secteurs clés tels que l’agriculture, la santé, l’éducation, les infrastructures routières et énergétiques, ainsi que l’accès à l’eau potable et à l’assainissement. Cette initiative est mise en œuvre avec le soutien du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) afin de maximiser son impact et d’assurer sa durabilité à long terme.
Dans le cadre de sa tournée nationale, son Excellence le Président de la République a séjourné dans la province de l’Ogooué-Ivindo du jeudi 21 au dimanche 24 mars 2024. Pour répondre aux différentes doléances des populations de la province, le Chef de l’Etat a annoncé une enveloppe de 7 milliards de FCFA (11.5 millions USD). Des comités départementaux et sous-comités communaux ont été mis en place. Ils ont identifié et pré-évalué des portefeuilles de projets devant répondre aux besoins prioritaires des villages et communes.
L’approche stratégique du PUDC repose sur l’implémentation initiale d’un segment pilote dans la province de l’Ogooué-Ivindo, dans le cadre d’un PUDC national en cours de développement. Ce segment pilote permet de démarrer à petite échelle, tout en posant les bases pour une mise à l’échelle progressive et ambitieuse.
Le PNUD recrute un commis à l’administration et à la logistique pour appuyer la qualité des services administratifs et logistique dans le cadre de la mise en œuvre de ce Plan d’Initiation de Projet axé sur l’Ogooué Ivindo et l’Ogooué Lolo
2. Objectif du poste
Sous la supervision directe de l’Ingénieur, Génie Civil Chef d’antenne dans la province et la coordination générale de l’ Assistant à l’Administration et aux Finances basé à Libreville, le commis à l’administration et à la logistique travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques basées sur le terrain et les équipes opérationnelles et programmatiques afin d’appuyer la mise en œuvre du projet sur les volets administratifs et logistiques dans la province d’affectation. Il/elle aura à assumer spécifiquement les tâches suivantes :
Fournir un appui administratif et logistique dans le cadre particulier de l’atteinte des résultats suivants :
- Arrangements relatifs aux voyages, réservations d’hôtel et autorisations de voyage ;
- Envoi et réception des colis
- Préparation de toute la documentation utile au suivi des expéditions ;
- Appui administratif et logistique pour l’organisation des ateliers, retraites et comités de pilotage dans la province ;
- Collecte des informations relatives aux DSA et autre enquête administrative ;
- Préparation des correspondances de routine, memoranda et rapports ;
- Reprographie et digitalisation des documents de différentes sources ;
- Archivage des documents du projet en version papier et électroniquement (sharepoint) ;
- Appui à la gestion de la llotte de véhicules
Appuyer l’entretien du bureau et la gestion des inventaires, et plus particulièrement:
- Collecter d’information sur la gestion des biens et tenue des registres et de l’archivage pour la gestion des biens ;
- Gestion de l’archivage et des dossiers relatives à l’entretien du bureau.
Assurer la gestion administrative des dossiers de transports, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:
- Etablir le car log history des véhicules;
- Etablir le rapport consolidé de l’utilisation des véhicules;
- Assurer la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres ;
- Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
- Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules de l’antenne locale
- Préparer les bons d’entretien des véhicules et certifier les factures des garages ;
- Préparer les bons de carburant des véhicules;
- Produire les rapports périodiques de consommation de carburant;
- Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs;
- Veiller au respect, par les sociétés de nettoyage, des cahiers de charge quant aux conditions sanitaires et hygiéniques dans les installations ;
- Veiller au respect, par les sociétés de gardiennage, des cahiers de charge sur la sécurité des installations et biens du PNUD commis à leur garde ;
La gestion des actifs du bureau, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:
- Tenir à jour les fiches de stock, enregistrer tous les mouvements de fournitures, approvisionnements et équipements achetés ou entreposés et, produire les rapports des stocks mensuels et les rapports d’inventaire à soumettre au coordonnateur provincial du programme ;
- Préparer l’état de besoins en fournitures de bureau et produits d’entretien et assurer leur approvisionnement conformément aux règles et procédures du PNUD ;
- Planifier et organiser le stockage pour faciliter les opérations de réception et de distribution des fournitures et consommables ;
- Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
- Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets du programme
- Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel mis à jour et correctement renseigné.
Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation
3. Arrangement institutionnel
Sous la supervision directe de l’Ingénieur, Génie Civil Chef d’antenne dans la province et la coordination générale de l’ Assistant à l’Administration et aux Finances basé à Libreville, le commis à l’administration et à la logistique travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques basées sur le terrain et les équipes opérationnelles et programmatiques afin d’appuyer la mise en œuvre du projet sur les volets administratifs et logistiques dans la province d’affectation.