Descriptif du poste
Sous la supervision du Supply Chain Officer, l’Assistant Supply Chain est chargé de soutenir l’équipe de la chaîne d’approvisionnement et de veiller à ce que tous les achats soient effectués en respectant les normes internationales et nationales correspondant aux standards d’IRC et ses bailleurs de fonds. Il sera chargé de faire le suivi des achats et de travaillera également à la gestion des stocks et actifs d’IRC. Il travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs et départements pour s’assurer que les activités prévues sont mises en œuvre en conséquence.
Procurement :
- Parmis les responsabilités spécifiques :
- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
- S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commandes ;
- S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. ) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
- Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
- Traiter les demandes d’achats relatives au vol international et national ;
- S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et/ ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
- Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant la fin de l’heure ;
- Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
- Rechercher les factures pros forma ;
- Etablir la liste de prix des matériels ;
- Traiter les PR en ligne sur BvA ;
- Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requise et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements
- S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et d’IRC
- Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard
- En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
- Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
- Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ;
Gestion des stocks et des actifs
- Comprendre, mettre en œuvre et / ou maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks et actifs de l’IRC.
- Gérer et documenter la réception, la manutention, l’entreposage, la libération et la déclaration des marchandises des entrepôts de l’IRC.
- Tenir à jour le livre d’activité de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités et tous les reçus sortants et entrants.
- Mettre à jour, conformément aux exigences de l’IRC, le registre des actifs, la liste d’inventaire des actifs et la liste d’inventaire des biens non durables et produire des rapports mensuels.
- Réception et transport des marchandises
- Aider à la réception de toutes les fournitures.
- Tenir un registre précis et à jour du contenu du magasin et des entrées et sorties de marchandises dans le registre d’entrepôt ou les fiches de stock.
- Accomplir toute autres tâches en rapport avec son travail
Profil
- Être de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali ;
- Avoir un diplôme de niveau BAC + 2 ou BTS en Logistique & Transport, en Gestion, en Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent
- Connaissance des procédures et pratiques génériques en matière de d’achat, de logistique et de transport (une expérience au sein d’une ONG est un plus).
- Deux ans d’expérience dans la logistique ou la chaine d’approvisionnement.
- Titulaire d’un permis de conduire en cours de validité.
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
- Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word et la connaissance de Logiciel Logistique serait un atout.