Sous la supervision fonctionnelle et administrative du Représentant de la FAO (FAOR),  la supervision générale du Chargé des Operations, la supervision directe de la Chargée de l’Administraton et Finance, et en etroite collaboration avec les collegues des services administratifs de la FAO à Djibouti et des équipes en charge de la mise en œuvre des projets, tout en respectant les regles et les pratiques en vigueur au sein de l’Organisation, l’Assistant(e) aux achats et de la logistique donnera son support à toutes les etapes des processus d’acquisition de biens et de services demandés par les différents services demandeurs de la FAO-Djibouti.

Tâches et responsabilités 

Assurer l’exécution des activités d’achat et de la logistique du bureau.

Vérifier que les activités d’achat et de la logistique sous sa responsabilité sont conformes aux procédures de l’Organisation et donner des avis au CAL (Comité local des achats) sur base des vérifications effectues.

Préparer les communications avec les services demandeurs afin d’obtenir les informations additionnelles nécessaires pour compléter le processus des achats et de la logistique.Déterminer le niveau approprié d’approbation nécessaire pour chaque activité d’achat et préparer les communications pour les Fonctionnaires Autorisés concernés afin d’obtenir les approbations nécessaires.

Avancer les recommandations initiales concernant la méthode de soumission pour chaque activité d’achatAssister dans l’analyse préliminaire des offres reçues (c-à-d préparer les analyses financières pour révision/approbation).

En vérifiant que toutes les approbations et les non-objections ont été obtenues et suite à l’autorisation finale du FAOR, préparer les DAOs (Dossiers d’appel d’offres) dans In-tend, les Bons de Commandes (BCs)/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçues et que donc les DAO et les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détaillés.

Répondre aux demandes d’informations reçues par In-tend ou par téléphone & email/lettre venant des fournisseurs potentiels, soumissionnaires, contractants, demandeurs et dispatcher ces demandes aux responsables concernés afin de préparer et envoyer les réponses officielles de la FAO à tous les fournisseurs/demandeurs.

Fournir l’appui préliminaire pour la préparation des BCs (Bons de commandes) et leurs mise-à –jours systématiques dans le système GRMS utilisé pour la préparation des contrats et l’enregistrement des donnée et obtenir tous les détails (commerciaux, concernant le vendeur ainsi que statistique) demandés par le système GRMS et rentrer les informations suivant les procédures.

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