Sous la responsabilité disciplinaire de la responsable logistique
• des formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules ;
• de l’information rapide des programmes et projets concernant l’état des différents
dossiers de douane, en particulier en cas de retards ;
• le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;
• l’identification des questions et problématiques à prendre en compte et pour
l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ;
• l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications
afférentes ;
• Assurances des véhicules et des bâtiments
• Assurer que toutes les pièces des véhicules sont mises à jour et faire le suivi des
entretiens et réparations.
• Importation et exportation de toutes les marchandises et documents du Bureau et de
tous les projets/programmes
Sous la responsabilité technique du Conseiller en Sécurité et Gestion des Risques
• est chargé de l’administration du système de Sécurité EMNS ;
• est chargé de la sécurité routière à la GIZ ;
• assiste à d’autre tâches relatives à la gestion de la sécurité pour les activités de la GIZ
Sénégal
B. Attributions
- Logistique
• Suivre l’approvisionnement du groupe électrogène en carburant, contrôler et suivre la
consommation du groupe électrogène et veiller sur leurs entretiens et vidange ;
• Gestion des installations des bâtiments, organisation et contrôle de l’entretien et la
réparation des matériels et équipements de bureau ;
Contrôler et suivre les entretiens et réparations des véhicules ainsi que tous les équipements, installations et matériels du bureau (ex ; eau, électricité, jardin, ordures etc.) ;
• Contrôler les carnets des véhicules ;
Appui aux déclarations douanières
• Appui à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’importation des marchandises en franchise douanière ;
• Appui au contrôle des livraisons par voie terrestre et aérienne ;
• Appui au suivi des mainlevée / réclamation des marchandises et s’occuper des autres opérations nécessaires ;
• Organiser et coordonner le transport des marchandises jusqu’à leur destination finale ;
• Entrer les informations dans la base de données (suivi des dossiers) de déclarations de douane ; si nécessaire, établir les statistiques.
- Déclaration et à l’immatriculation des véhicules
• S’occuper de la première immatriculation des véhicules des projets, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies d’assurance ;
• Transmettre les documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs / collaboratrices de projet / programme compétents ;
• Documenter les immatriculations effectuées et surveille leur situation (pour les véhicules de service et les véhicules privés) ;
• Informer les collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents de la nécessité de procéder à de nouvelles immatriculations et de contracter de nouvelles assurances ; le cas échéant, aider à réunir les papiers nécessaires ;
• Traiter les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège. - Administration
• Informer le personnel de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
• Mandater des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et les immatriculations de véhicules, et les superviser ;
• Organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
• Assumer d’autres tâches sur instruction de sa hiérarchie - Operateur du système EMNS ( Westafrica 1)
• Liaison avec les personnes focales de sécurité des projets
• Mise-à-jour régulier de la base de données pour le Sénégal
• Envoie du briefing de sécurité et de la carte d’urgence pour les voyageurs au Sénégal
• Rappeler à tous les voyageurs (entrant et sortant) de mettre à jour leur profil dans le portail de libre-service, notamment les renseignements concernant leur voyage d’affaire
• Documenter les contrôles et les suivis des utilisations, des entretiens et réparations des engins ainsi que les équipements et installations conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
• Veiller à ce que tous les matériels fonctionnent normalement ;
• Suivre et documenter les ventes, transferts et mis au rebut des engins et équipements des projets et Bureau de la GIZ ;
Envoie des messages sécurité, alertes et messages importants au besoin pour le personnel au Sénégal
• Remplacer les opérateurs EMNS en Guinée et en Gambie si nécessaire ;
• Rapporter immédiatement des éventuels incidents de sécurité
- Sécurité routière / sécurité des véhicules :
• S’assurer que les chauffeurs remplissent régulièrement le check-list et procèdent et que les véhicules correspondant aux normes GIZ dans la matière
• S’assurer que les véhicules soient équipés selon le standard minimum de la GIZ :
• S’assurer que l’utilisation des véhicules non entretenus par la GIZ (véhicules de location, taxis) se fait selon le standard minimum de la GIZ - Autres :
• Assister dans la gestion des incidents
• Assiste le SRMA et organise le secours et la prise en charge des employés GIZ en cas de crise
• Participer et assister à l’évaluation sécuritaire des immeubles
• Assister dans l’organisation des différentes formations de sécurité pour le personnel
• Participer aux réunions internes et externes liés à la sécurité
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
• Licence en transport, transit, ou diplôme équivalent.
Expérience professionnelle
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans une organisation ou entreprise internationale
Autres connaissances/compétences
• Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral en français
• Parfaite maîtrise de l’anglais
• Connaissance de l’allemand serait un atout
• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
D. Dossier de candidatures
• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau
• Trois références professionnelles
E. Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 16.12.2020 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Recrutement Assistant(e) junior en Logistique et Sécurité »
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure
