Assistant(e) junior en Logistique et Sécurité

132

Sous la responsabilité disciplinaire de la responsable logistique
• des formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules ;
• de l’information rapide des programmes et projets concernant l’état des différents
dossiers de douane, en particulier en cas de retards ;
• le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;
• l’identification des questions et problématiques à prendre en compte et pour
l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ;
• l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications
afférentes ;
• Assurances des véhicules et des bâtiments
• Assurer que toutes les pièces des véhicules sont mises à jour et faire le suivi des
entretiens et réparations.
• Importation et exportation de toutes les marchandises et documents du Bureau et de
tous les projets/programmes
Sous la responsabilité technique du Conseiller en Sécurité et Gestion des Risques
• est chargé de l’administration du système de Sécurité EMNS ;
• est chargé de la sécurité routière à la GIZ ;
• assiste à d’autre tâches relatives à la gestion de la sécurité pour les activités de la GIZ
Sénégal
B. Attributions

  1. Logistique
    • Suivre l’approvisionnement du groupe électrogène en carburant, contrôler et suivre la
    consommation du groupe électrogène et veiller sur leurs entretiens et vidange ;
    • Gestion des installations des bâtiments, organisation et contrôle de l’entretien et la
    réparation des matériels et équipements de bureau ;

Contrôler et suivre les entretiens et réparations des véhicules ainsi que tous les équipements, installations et matériels du bureau (ex ; eau, électricité, jardin, ordures etc.) ;
• Contrôler les carnets des véhicules ;

Appui aux déclarations douanières
• Appui à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’importation des marchandises en franchise douanière ;
• Appui au contrôle des livraisons par voie terrestre et aérienne ;
• Appui au suivi des mainlevée / réclamation des marchandises et s’occuper des autres opérations nécessaires ;
• Organiser et coordonner le transport des marchandises jusqu’à leur destination finale ;
• Entrer les informations dans la base de données (suivi des dossiers) de déclarations de douane ; si nécessaire, établir les statistiques.

  1. Déclaration et à l’immatriculation des véhicules
    • S’occuper de la première immatriculation des véhicules des projets, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies d’assurance ;
    • Transmettre les documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs / collaboratrices de projet / programme compétents ;
    • Documenter les immatriculations effectuées et surveille leur situation (pour les véhicules de service et les véhicules privés) ;
    • Informer les collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents de la nécessité de procéder à de nouvelles immatriculations et de contracter de nouvelles assurances ; le cas échéant, aider à réunir les papiers nécessaires ;
    • Traiter les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège.
  2. Administration
    • Informer le personnel de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
    • Mandater des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et les immatriculations de véhicules, et les superviser ;
    • Organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
    • Assumer d’autres tâches sur instruction de sa hiérarchie
  3. Operateur du système EMNS ( Westafrica 1)
    • Liaison avec les personnes focales de sécurité des projets
    • Mise-à-jour régulier de la base de données pour le Sénégal
    • Envoie du briefing de sécurité et de la carte d’urgence pour les voyageurs au Sénégal
    • Rappeler à tous les voyageurs (entrant et sortant) de mettre à jour leur profil dans le portail de libre-service, notamment les renseignements concernant leur voyage d’affaire

• Documenter les contrôles et les suivis des utilisations, des entretiens et réparations des engins ainsi que les équipements et installations conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
• Veiller à ce que tous les matériels fonctionnent normalement ;
• Suivre et documenter les ventes, transferts et mis au rebut des engins et équipements des projets et Bureau de la GIZ ;

Envoie des messages sécurité, alertes et messages importants au besoin pour le personnel au Sénégal
• Remplacer les opérateurs EMNS en Guinée et en Gambie si nécessaire ;
• Rapporter immédiatement des éventuels incidents de sécurité

  1. Sécurité routière / sécurité des véhicules :
    • S’assurer que les chauffeurs remplissent régulièrement le check-list et procèdent et que les véhicules correspondant aux normes GIZ dans la matière
    • S’assurer que les véhicules soient équipés selon le standard minimum de la GIZ :
    • S’assurer que l’utilisation des véhicules non entretenus par la GIZ (véhicules de location, taxis) se fait selon le standard minimum de la GIZ
  2. Autres :
    • Assister dans la gestion des incidents
    • Assiste le SRMA et organise le secours et la prise en charge des employés GIZ en cas de crise
    • Participer et assister à l’évaluation sécuritaire des immeubles
    • Assister dans l’organisation des différentes formations de sécurité pour le personnel
    • Participer aux réunions internes et externes liés à la sécurité
    C. Qualifications, compétences et expérience requises
    Qualification
    • Licence en transport, transit, ou diplôme équivalent.
    Expérience professionnelle
    • Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans une organisation ou entreprise internationale
    Autres connaissances/compétences
    • Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
    • Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral en français
    • Parfaite maîtrise de l’anglais
    • Connaissance de l’allemand serait un atout
    • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
    D. Dossier de candidatures
    • Une lettre de motivation
    • Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau
    • Trois références professionnelles
    E. Date limite des dépôts de candidature :
    Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 16.12.2020 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Recrutement Assistant(e) junior en Logistique et Sécurité »
    NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure

Laisser un commentaire