Fonctions et responsabilités
Sous la supervision de l’Analyste PSM (Pharmacien), l’Associé(e) Logisticien exécutera les tâches suivantes :
Assurer la gestion des dédouanements
- S’assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus à temps et là où des défis engagent l’expéditeur et le fournisseur ;
- Assurer le remplissage hebdomadaire du fichier de suivi des importations et prendre les actions appropriées avec le transitaire et toutes les parties prenantes concernées ;
- Préparer toute la documentation pour le dédouanement de toutes les importations ou exportations afin d’éviter les surestaries et les retards pour le programme ;
- Effectuer les formalités relatives à l’enlèvement des produits dès leur arrivée dans le pays ;
- Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;
Soutien à la gestion des biens
En collaboration avec le Point focal Actifs de l’unité finance :
- Aider à l’élaboration et la tenue du fichier de suivi de tous les équipements du projet par localisation ;
- Dresser des inventaires annuels et tournants de tous les équipements du projet.
Soutenir une gestion efficace du stockage
- Engagez les transporteurs et assurez-vous que toutes les importations sont transportées à la bonne destination à temps ;
- S’assurer que les espaces de stockage ont des conditions appropriées et sont disponibles avant l’arrivée des commandes ;
- Coordonner le processus de réception des importations ;
- Veiller à l’entreposage adéquat des produits le/les entrepôts réservés à cet effet ;
- Mener des contrôles périodiques dans les magasins d’entreposage afin de vérifier la conformité des conditions de stockage avec les normes requises et conformément aux clauses du contrat avec le prestataire responsable de l’entreposage des produits ;
- Coordonner, participer, appuyer dans les inventaires physiques au niveau des portes d’entrée et CDR ;
- Reporter au superviseur tout écart relatif au stockage, à la gestion des stocks ;
- S’assurer de la bonne exécution des contrats pour le stockage au niveau des portes d’entrée;
- Reporter tout manquement dans l’exécution du contrat de stockage au niveau des portes d’entrée/CDR au superviseur ;
- Procéder à la vérification des factures pour le stockage qui seront adressées par les prestataires au PNUD ;
- Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances ;
Assurer une distribution efficace des produits
- Superviser la distribution des produits des portes d’entrée vers les CDR et veiller au retour et l’archivage de la documentation ;
- Appuyer la préparation des plans de distribution (PDD) ;
- Superviser le transport des intrants de santé (CDR vers zones de santé) ;
- Vérifier la bonne exécution du contrat pour la distribution des produits de santé (Porte d’entrée vers CDR et des CDR vers les zones de santé) ;
- Reporter au superviseur toute insuffisance dans l’exécution des contrats de transport/distribution des produits de santé ;
- Appuyer et superviser la préparation des commandes selon le calendrier ;
- Procéder à la vérification des factures pour la distribution qui seront adressées par les prestataires au PNUD ;
- Transmettre après vérifications les factures validées pour paiement à l’unité des finances ;
Soutenir la gestion de la flotte
- Superviser l’utilisation correcte des fiches de suivi quotidien et hebdomadaire des mouvements de véhicules et des procédures d’accompagnement pour les demandes de véhicules ;
- Coordonner les activités quotidiennes des mouvements des chauffeurs ;
- Mettre en place des listes de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour les véhicules et l’utilisation du carburant ;
- Coordonner les locations de voitures.
Effectuer d’autres activités
- Superviser la mise en œuvre des activités logistiques menées par les SRs ;
- Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit ;
- Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation demandée par le superviseur.