Sous la direction et la supervision directe du/ de la spécialiste aux achats, les Chargé.e.s des achats assurent la mise en oeuvre des processus d’achats, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats en soutenant le processus de planification des achats, la gestion des réquisitions et du sourcing. Ils/elles soutiendront le processus de gestion  des contrats et de l’approvisionnement. Ils/elles peuvent se retrouver à devoir travailler dans des environnements complexes avec des  ressources limitées. Ils/elles devront respecter des règles et règlements  de l’UNOPS ainsi les procédures de passation des marchés, tout en garantissant une gestion des risques appropriée et en optimisant les ressources.

Taches et responsabilités

  • Le bureau UNOPS basé au Sénégal est à la recherche de Chargé.e.s des Achats qui seront sous la supervision du. de la Spécialiste aux achats. Les tâches et les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les points mentionnés ci-dessous:
  • Participer à l’implémentation de la stratégie d’achats et à l’élaboration des standards de processus (SOP) des achats et de la passation des marchés.
  • Élaborer un plan efficace des achats en collaboration avec le/la superviseur.
  • Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les  facteurs reliés  au processus des achats.
  • Assister à la mise en place de la composante « achats et approvisionnements » du bureau.
  • Interagir avec les gestionnaires de projet dans le cadre de la préparation des documents suivants: documents d’appels d’offres, listes d’approvisionnement, bons de commandes, etc… selon les spécifications et les procédures d’achat et d’approvisionnement de l’UNOPS.
  • Finalisation complète des spécifications des matériaux et des services selon les TDRs définies.
  • Préparation des RFP, RFQ et des ITB, et assurer la finalisation de la part de la personne autorisée.
  • Assister dans la planification logistique et les mécanismes mis en place pour faciliter la réception, le stockage et la distribution des fournitures et d’équipements de façon efficace et efficiente, aux utilisateurs finaux, à partir des ports d’entrée et d’entrepôts.
  • Assister ces sections dans les préparations des contrats de service.
  • Prendre en charge la gestion des approvisionnements locaux, comme nécessaire.
  • Participer au Comité de Revue des Contrats (HQCPC/LCPC) quand c’est nécessaire.
  • Maintenir le contact avec les services des douanes et de l’immigration, et assurer le suivi des documents  préliminaires requis pour le dédouanement des approvisionnements en temps opportun et conformément au protocole établi.
  • Effectuer des visites sur le terrain pour assurer le suivi et l’inventaire des biens livrés aux partenaires. Proposer des actions correctives pour l’amélioration des procédures logistiques. Préparer des rapports de mission pour le/la Chef du bureau.
  • Faire l’étude de marché et la recherche ainsi que l’évaluation des fournisseurs, en utilisant le « United Nations global market place », et d’autres ressources d’approvisionnement.
  • Préparation et faire la mise à jour des contrats des achats selon les procédures de l’UNOPS
  • Maintenir le système de suivi des achats et approvisionnements sur le système d’exploitation oneUNOPS.
  • Participer à la préparation des rapports pour les clients.
  • Participer aux révisions budgétaires, aux analyses programmatiques, aux rapports annuels en matière des achats et des approvisionnements, …
  • Superviser la passation des marchés ainsi que le volet logistique du bureau.

Qualifications et expérience

Formation

  • Un minimum d’un diplôme universitaire du premier cycle (BAC+3) en passation de marchés et / ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou en droit, en commerce, ou en administration des affaires, ou en administration publique, ou en finance, ou en économie ou dans un domaine connexe est exigé.
  • Un diplôme du second cycle équivalent au BAC+5 en passation de marchés et/ou en gestion de la d’approvisionnement, ou en droit, ou en commerce, ou en administration des affaires, ou en administration publique, ou en finance, ou en économie ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

Expérience

  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle dans les achats, et ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement est requis.
  • La connaissance des règles et règlements de passation des marchés du système UN est un avantage distinct.
  • Une bonne maîtrise de l’outil informatique avec une expérience de travail avec le Gsuite (G-Doc; G-Sheet; G-Slides; Google drive) est requise.
  • Une expérience en achats dans les projets d’infrastructure est un atout.

Langues

  • Une parfaite maîtrise du français est exigée
  • Une maîtrise professionnelle de l’anglais est exigée

Date limite : 16 Octobre 2020.

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