Contexte
Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche un.e Gestionnaire achats et logistique pour rejoindre la contractualisation et logistique afin d’accompagner les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.
Description de la fonction
Sous l’autorité hiérarchique de l’expert contractualisation et administration international, et en étroite collaboration avec les autres experts contractualisation et gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, le/la gestionnaire des achats et de la logistique gère les petits achats et est responsable d’autres aspects logistiques, tels que la gestion opérationnelle des bâtiments et des équipements, le transport des biens, les exonérations…. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, le/la gestionnaire des achats et de la logistique aura les responsabilités spécifiques suivantes :
Domaine de résultats 1 : Comme gestionnaire achats
Aider à la mise en place de procédures d’achat et être responsable de sa bonne application afin que le matériel adapté aux besoins des utilisateurs / projets est disponible et sécurisé.
- En collaboration avec le Gestionnaire financier, gérer de A à Z les achats en-dessous du seuil de 25.000 € ou 30.000 € ;
- Proposer la rationalisation et les mesures d’économies nécessaires, identifier et participer au développement des contrats-cadres en vue notamment de limiter le nombre de pro-formats à demander, effectuer des analyses comparatives avec prix de référence ;
- Explorer le marché et établir des contacts avec des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels ;
- Conseiller et soutenir la direction dans la mise en œuvre de la politique d’approvisionnement et la fixation d’objectifs d’optimisation des coûts, de la qualité et des délais ;
- Créer et gérer la base de données de fournisseurs de qualité ;
- Identifier, anticiper et gérer les risques liés aux fournisseurs ;
- Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité ;
- Définir les points de contrôle pour optimiser le contrôle interne de la chaîne d’achat et contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;
- Organiser le transport et l’envoi des biens ou services achetés
Domaine de résultats 2 : Comme agent responsable
Vérifier / surveiller le matériel à l’aide d’inventaire des bureaux afin que tous les équipements, y compris les systèmes de communication, fonctionnent correctement et à garantir un environnement de travail approprié.
- S’assurer du bon fonctionnement des ordinateurs, du système de réseau et de l’intranet, des climatiseurs, du copieur, du groupe électrogène, etc. ;
- S’assurer de l’entretien régulier des équipements et du bureau, si nécessaire via des contrats-cadres, et signaler tout problème ;
- Rester en contact avec le propriétaire pour les réparations inhérentes au bureau ;
- Participer à l’inventaire du projet et la tenue à jour du fichier ;
- Assistance aux réparations et entretien au bureau, conformément aux politiques et procédures ;
- Assistance à l’application des conditions de location en matière de réparation, de dommage ou de négligence ;
- Veiller à ce que les bâtiments et les véhicules soient entretenu de manière continue et conformément à toutes les exigences en matière de santé et de sécurité ;
- Sensibiliser le personnel à l’utilisation du matériel de bureau ;
- Assurer la gestion optimale des stocks.
Domaine de résultats 3 : Comme responsable de l’enregistrement
Soumettre les demandes aux autorités douanières, etc. pour la collecte de matériel et d’équipement afin que les projets puissent disposer du matériel le plus rapidement possible et éviter de payer divers frais ou pénalités de paiement tardif.
- Soumettre la demande d’autorisation à l’ECA afin d’utiliser la procédure la plus appropriée pour la collecte du matériel et des équipements importés ;
- Conseiller les projets et la représentation en matière d’Incoterms ;
- Etre responsable de toute régularisation, demandes d’enregistrement nécessaire conformément aux procédures en vigueur ;
- Prendre les mesures nécessaires pour faciliter le travail des transitaires ;
- Surveiller les procédures d’importation temporaire de matériel et d’équipement ;
- S’assurer que chaque véhicule dispose de tous les documents nécessaires pour circuler conformément à la législation du pays (documents d’immatriculation, plaque d’immatriculation appropriée, etc.) et renouveler ces documents ou autorisations si nécessaire ;
- Etre responsable de la restitution des documents tels que les plaques d’immatriculation aux autorités compétentes si nécessaire ;
- S’assurer que les achats (importés ou locaux) sont effectués conformément aux arrangements ou accords spécifiques sur les taxes, etc ;
- Soumettre des demandes de carburant et gérer les certificats d’exemption ;
- Mettre à jour les enregistrements de suivi pour les exemptions et la gestion des stocks ;
- Tenir et mettre à jour un journal de suivi des enregistrements.
Domaine de résultat 4 : Comme personne de soutien et agent du protocole
Fournir un soutien pour les projets pour aider à assurer la bonne exécution de diverses tâches / procédures.
- Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ;
- Fournir un soutien aux projets d’acquisition et de gestion de matériel / d’équipement ;
- Etablir des plans d’évacuation des bâtiments en cas d’urgence ;
- Etre responsable de l’organisation de réceptions ou d’autres événements ;
- Prendre en charge l’installation sur le site d’équipements tels qu’un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et savoir comment les utiliser ;
- Rester en contact avec les fournisseurs et rechercher des informations ;
- Effectuer les formalités d’abonnement telles que l’électricité, l’eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.
Votre profil
Expériences requises
- Minimum trois ans d’expérience professionnelle dans le même type de travail
- Connaissance des procédures d’achat et des bases de la gestion des stocks ;
- Capacité à lire et à comprendre les spécifications techniques des matériaux
- Connaissance de base des normes de qualité et de sécurité ;
- Une connaissance de base des déclarations de transit/en douane est un atout
- Bonne connaissance des logiciels (MS Word, Excel) et capacité d’apprentissage
- Connaissances TIC (logiciel et matériel).
Connaissances et compétences requises
- Une connaissance de base des déclarations de transit / en douane et de la comptabilité
- L’expérience dans une ONG / agences bilatérales
- Bonne connaissance du français, connaissance de l’anglais est un atout
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