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LE CAHIER DES CHARGES

La première étape de toute procédure d’achat est toujours de définir un besoin spécifique. Ces besoins, qui dépendront généralement du type d’activité de l’entreprise, pourront être soit des fournitures de bureau, soit des pièces détachées, soit des matières premières, soit des produits semi-finis, etc…
En général, le type de besoin aura peu ou pas d’impact sur les différentes étapes du cycle d’approvisionnement. La plupart des entreprises essaient en effet d’avoir une procédure unique pour les achats de tous types.

Pour définir ce besoin : un « cahier des charges »

C’est un document contractuel décrivant ce qui est attendu par le client de la part du fournisseur Il s’agit donc d’un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple les besoins auxquels le fournisseur doit répondre.
Il s’agit ainsi d’un document permettant d’une part de garantir au client que les produits ou services seront conformes à ce qui est écrit, d’autre part d’éviter que le client modifie son souhait au fur et à mesure du projet et demande au fournisseur des nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.
Un cahier des charges doit également contenir tous les éléments permettant au fournisseur de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d’être en mesure de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d’assurance qualité.
Il s’agit à ce titre d’un document de référence ainsi qu’un outil de dialogue permettant au fournisseur d’interroger le client afin d’affiner sa compréhension de la demande.
Un cahier des charges n’est pas pour autant nécessairement statique. Son contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet, même si dans l’idéal tout devrait être défini dès le début, sur la base d’un avenant accepté par les deux parties.

Les éléments principaux d’un cahier des charges

Contexte
Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant le contexte, c’est-à-dire notamment le positionnement politique et stratégique du projet.
Objectifs
Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché afin que le fournisseur puisse en saisir le sens.
Vocabulaire
Nombre de projets échouent à cause d’une mauvaise communication et en particulier à cause d’un manque de culture et de vocabulaires communs
entre clients et fournisseurs. En effet, là où le client croît employer un vocabulaire générique, le fournisseur entend parfois un terme technique avec une signification particulière.
Périmètre
Le périmètre du projet permet de définir le nombre de personnes ou les ressources qui seront impactées par sa mise en place.
Calendrier
Le calendrier souhaité par le client doit être très clairement explicité et faire apparaître la date à laquelle le produit ou service devra impérativement être livré ou terminé.

Clauses juridiques

Un cahier des charges étant un document contractuel. Il doit être cosigné par le fournisseur et le client. Généralement un certain nombre de clauses juridiques permet par exemple de définir à qui revient la propriété intellectuelle de l’ouvrage, les pénalités en cas de non-respect des délais ou encore les tribunaux compétents en cas de litige peuvent y figurer.

2 types de cahier des charges

Le cahier des charges technique
Il précise : “cela est fait de …”
C’est le cahier que la plupart des entreprises utilisent à l’appui de leur appel d’offres.
Généralement il contient des plans, des nomenclatures, des normes et définis exactement le besoin.
Le fournisseur n’a que peu de latitude dans son offre car le produit est totalement défini.
Le cahier des charges fonctionnel
Il précise : « cela est fait pour …. »
Le cahier des charges fonctionnel est un document issu d’une démarche menée avec les différents services de l’entreprise. Cette démarche qu’elle s’appelle « analyse de la valeur » ou « design to cost » ou « reengeneering » vise un seul but : susciter l’innovation.
Le cahier des charges est le fruit de l’analyse fonctionnelle. L’analyse fonctionnelle est la démarche qui consiste à recenser, caractériser, ordonner, hiérarchiser, valoriser et évaluer la fonction. Elle débouche sur la mise en place d’un « cahier des charges fonctionnel ».


Exemple réel qui démontre l’utilité d’un cahier des charges fonctionnel dans certains cas :

Dans une entreprise, un chef d’atelier a fait une demande pour renouveler les chaises d’atelier (125 chaises) pour les opérateurs sur les postes de travail.
2 solutions s’offrent à l’acheteur :
1ère solution : Etablir un cahier des charges technique (c’est fait de …) en dessinant un plan de la chaise et définissant tous les composants de la chaise : (métal, bois, tissus, mousse, etc…) le prix de la chaise d’atelier sur catalogue était de 100 euros
COÛT TOTAL = 12 500 euros
2ème solution : Etablir un cahier des charges fonctionnel (c’est fait pour …). Préciser au fournisseur : l’entreprise souhaite un produit sur lequel peuvent s’asseoir les opérateurs d’atelier.
La question importante posée par le fournisseur ; Combien de temps sont assis les opérateurs ?
Une étude a permis de voir que sur 125 opérateurs
➢ 80 opérateurs étaient assis moins d’une demi-heure dans la journée
➢ 35 opérateurs étaient assis une demi-journée
➢ 10 opérateurs chefs d’équipes étaient assis 3/4 de la journée
Le fournisseur, compte tenu de ces informations qui lui ont été fournies, a fait la proposition suivante :
➢ 80 tabourets d’atelier à 60 euros
➢ 35 chaises d’atelier à 100 euros
➢ 10 chaises avec accoudoirs à 135 euros
COÛT TOTAL = 9 650 euros
ECONOMIE = 2 850 euros
Soit 23 % d’économie sans avoir pénaliser les opérateurs.
Objectifs atteints : d’une part la satisfaction du personnel avec du matériel neuf correspondant à leurs attentes et d’autre part la réduction du coût.
Conclusion
Un cahier des charges est un socle de travail qui sert notamment à cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques (intervenant, prestataire, fournisseurs…).
La rédaction d’un cahier des charges est une démarche contraignante et
parfois compliquée. Elle est cependant souvent utile car elle impose d’une part de clarifier la notion de produit ou service.
La clarification du produit ou service en vue de rédiger le cahier des charges entraîne souvent une amélioration de définition du projet en lui même (objectifs, caractéristiques, attentes des clients, budget, etc…). Il est évident que dans tous les cas d’un achat de biens ou de services, il n’est pas toujours possible d’utiliser le cahier des charges fonctionnel mais on peut se rendre compte que s’il était utilisé pour certains services (nettoyage des locaux par exemple) il permettrait de faire des économies substantielles.


Louis LANGUENOU
Consultant en organisation achats-approvisionnements
Formateur

Comments (1)

  1. Très édifiant, merci à vous

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