Le Coordinateur de la logistique et de l’approvisionnement aura la responsabilité de l’approvisionnement des articles, matériels, équipements et fournitures pour le projet
Principaux rôles et responsabilités :
- Gerer la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s’y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l’espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations;
- Gérer l’appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement;
- S’assurer que tous les approvisionnements respectent les règles et réglementations importantes de l’USAID et les politiques et procédures de l’Abt Associates.
- Etudier et approuver tous les dossiers sur l’approvisionnement des biens et services, articles, matériels et fournitures avant de procéder au paiement.
- Faire office de point de contact externe pour toutes les demandes relatives à l’approvisionnement.
- Collaborer avec les équipes techniques pour rédiger la spécification relative au produit et à l’étendue des services. Ecrire les demandes de prix et d’appels d’offre.
- Mener le processus de sélection concernant les clients.
- Convoquer le comité d’évaluation sur l’approvisionnement en cas de besoin et faciliter l’examen et l’évaluation des approvisionnements, le cas échant. Responsable de la rédaction des rapports d’évaluation.
- Travailler avec le Personnel administratif afin de préparer et émettre les bons d’achat.
- Initier l’examen et le processus de paiement pour les factures fournisseurs
- S’assurer que le personnel, particulièrement administratif est formé sur et conscient des procédures d’approvisionnement correctes.
- Responsable de la gestion et de l’audit de la liste d’inventaire du projet dans le bureau du projet.
- Diriger les audits occasionnels sur le dossier d’approvisionnement afin de s’assurer de la conformité.
Compétences/connaissances requises :
- Diplôme de licence en Business, Management ou autre domaine équivalent.
- Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle en approvisionnement public, aussi l’expérience dans le système d’achats de la santé publique.
- Expérience sur les programmes de développement financés par USAID et solide connaissance des règles et réglementations de l’USAID se rapportant au système d’achats.
- Excellente capacité de renforcement des compétences organisationnelles et informatiques.
- Maîtrise du français et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais.
- Aptitude de gérer les activités complexes et remplir les tâches à bref délai.
- Expérience en fourniture de soutien administrative et/ou opérationnel aux projets financés par les donateurs. Préférence: expérience en soutien des projets USAID.
- La maîtrise du français est obligatoire; d’excellentes aptitudes pour la communication verbale et l’écriture en anglais sont souhaitables.