Logistics & Travel Coordinator/Coordinateur voyage et logistique

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About Woodside

Woodside is a leading Australian oil and gas producer with a global presence. As a diverse and expanding organisation we have many divisions that support our business. At Woodside you will find development and career opportunities, you’ll be valued, recognised, challenged, and rewarded. Woodside est l’un des plus importants producteurs australiens de pétrole et de gaz, avec une présence mondiale. En tant qu’organisation diversifiée et en expansion, nous avons de nombreuses divisions qui soutiennent notre entreprise. À Woodside, vous trouverez des opportunités de développement et de carrière, vous serez valorisés, reconnus, contestés et récompensés. 

Woodside Culture

An opportunity to join Woodside on a 2-year fixed term contract initially with the opportunity for a long-term position eventually.

Ce poste représente une opportunité de rejoindre Woodside pour un contrat initial de 2 ans à durée déterminée avec une possibilité à long terme. 

About the Role:

This is a diverse & exciting opportunity to join Woodside as a Travel & Logistics Coordinator based in our office in Dakar. The role is responsible for organising travel to allow Woodside staff and contractors to travel in & out of Senegal in a safe, efficient & cost-effective manner. In addition, you will be responsible for organising both short- & long-term accommodation on behalf of these people. You’ll be joining a small & nimble team where you will be responsible for engaging with internal and external stakeholders to ensure all Woodside travel complies with relevant policies and procedures. This is an excellent opportunity for someone with strong organisation skills with experience in organising travel, accommodation & general people logistics. The role will work closely with both the Senegal & Australian teams. 

Il s’agit d’une opportunité variée et intéressante de rejoindre Woodside en tant que coordinateur voyage et logistique au sein de nos bureaux de Dakar. Le titulaire du poste est responsable de l’organisation des voyages pour permettre au personnel et aux sous-traitants de Woodside de rentrer au Sénégal et de quitter le pays de manière sûre, efficace et économique. Il sera également chargé d’organiser l’hébergement à court et à long terme pour le compte de ces personnes. Il sera chargé de collaborer avec les parties prenantes internes et externes afin de garantir que tous les voyages de Woodside soient conformes aux politiques et procédures en vigueur. Il s’agit d’une excellente opportunité pour une personne ayant de solides compétences en matière d’organisation et une expérience dans l’organisation des voyages, de l’hébergement et de la logistique générale des personnes. Il travaillera en étroite collaboration avec les équipes du Sénégal et de l’Australie.  
 

Duties & Responsibilities:

•    Work closely with the broader logistics team to coordinate all travel and accommodation in country.  
•    Coordinate pandemic travel requirements in country
•    Contribute to the planned call-off and communication to Contractors of all People, Material and Equipment requirements from Contractors to achieve Development D&C objectives. 
•    Assist Regional Logistics Manager with operational assurance of Logistics services across Air, Land, Sea.   
•    Coordinate operational assurance program for Travel, accommodation and offshore personnel transfer by Helicopter.  Report against program.
•    Follow any implemented contingency plans for unanticipated situations that may occur when planning and organising materials, personnel and freight forwarding in country.
•    Track and report on all aviation and travel in country.   
•    Track cost and report
•    Track progress and report 
•    Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe logistique afin de coordonner tous les déplacements et l’hébergement dans le pays ;  
•    Coordonner les exigences de voyage en contexte de pandémie dans le pays ;
•    Participer aux appels à mobilisation et aux communications adressées aux sous-traitants relatifs au personnel, matériel et équipement des sous-traitants en vue d’atteindre les objectifs de forage et complétion ; 
•    Assister le Directeur logistique régional à assurer le fonctionnement des services logistiques aériens, terrestres et maritimes.   
•    Coordonner le programme d’assurance opérationnelle pour les déplacements, l’hébergement et le transfert du personnel offshore par hélicoptère. Établir un rapport sur le programme.
•    Suivre les plans d’urgence mis en œuvre pour les situations imprévues qui peuvent survenir lors de la planification et l’organisation des matériels, du personnel et de l’expédition de fret dans le pays.
•    Suivre et rendre compte de tous les déplacements aériens et terrestres dans le pays.   
•    Faire un reporting de suivi sur les coûts et l’état d’avancement des objectifs.

 

Skills & Experience:

•    Excellence in planning, communication, setting high standards, discipline, integrity, respect and teamwork.
•    Experience with travel coordination across complex networks.  
•    Agile to respond to changing requirements associated operational project requirements or global constraints (eg Pandemic).
•    Strategically plan people movements with optimum utilisation to compliment work schedules and cost efficiency.
•    International logistics experience.
•    Strong focus on cost efficiency.
•    Capable of managing teams of sub-contractors in accordance with company policies and procedures.
•    High level of computer skills in Microsoft Office.
•    Excellence in inter-personal and communication skills developing strong working relationships.
•    Able to work in multicultural environment, sensitive to cultural differences. 
•    Reliability under pressure, delivering safe and efficient results in a range of conditions which are often challenging. While always having a high understanding of the need for a commitment to safety.
•    Excellentes capacités en planification, communication, standards élevés tout en faisant preuve de discipline, d’intégrité, de respect et de travail d’équipe.
•    Expérience dans la coordination de voyages complexes.  
•    Capacité à répondre aux besoins changeants liés aux exigences des projets opérationnels ou aux contraintes globales (exemple, pandémie) ;
•    Habiletés à planifier stratégiquement les déplacements de personnes en les utilisant de manière optimale pour compléter les horaires de travail et la rentabilité ;
•    Expérience en logistique internationale ;
•    Forte orientation vers la rentabilité ;
•    Capacité à gérer des équipes de sous-traitants conformément aux politiques et procédures de l’entreprise ;
•    Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office ;
•    Excellente aptitude en relations interpersonnelles et en communication pour développer de solides relations de travail ;
•    Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ; 
•    Aptitude à travailler sous pression et efficacement dans des situations souvent difficiles tout en ayant une grande compréhension de la nécessité d’un engagement envers la sécurité.

 

Recognition & Reward:

A career with Woodside is rewarding both personally and professionally.  We offer:
Une carrière chez Woodside est gratifiante tant sur le plan personnel que professionnel. Nous proposons :


•    Opportunities to undertake interesting work for a global company
•    Career development opportunists by working alongside industry leaders
•    A value driven environment where working together is key
•    Financial rewards that are linked to performance through an annual bonus & share plan
•    Des possibilités de réaliser des missions passionnantes pour une entreprise internationale
•    Des possibilités de développement de carrière en travaillant aux côtés de leaders du secteur
•    Un environnement animé par des valeurs fortes et dans lequel le travail en commun est essentiel
•    Des récompenses financières liées aux performances grâce à un plan annuel de primes et d’actions

An important part of this role is the ability to communicate in strong written & verbal English, as such we encourage applications & CV/Resume’s in the English language. To be eligible for this position you must have full working rights in Senegal.

Une partie importante de ce poste implique de savoir communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral, c’est pourquoi nous vous encourageons à nous envoyer votre candidature et votre CV en anglais. Pour être admissible à ce poste, vous devez disposer d’un permis de travail au 

Comment postuler :

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Applications close on 6th January 2021

Date limite de candidature : 6 janvier 2021.

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