Job Description
Assurer le leadership et la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion administrative pour s’assurer qu’il existe des systèmes, politiques, procédures, contrôles et compétences nécessaires adéquats pour soutenir les opérations de la WVM, de manière opportune, efficace, professionnelle et rentable, stratégiquement obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour toutes les activités de gestion de la chaîne d’approvisionnement et fournir des services de soutien administratif efficients et efficaces aux opérations et à toutes les autres fonctions.
Principales activités
Temps en (%)
Supervision, gestion et coaching 15%
- Assurer la gestion hiérarchique et le leadership de la fonction de gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Accéder et coordonner les ressources techniques disponibles auprès du centre global ou de la région pour la fonction SCM
- Assurer une interface optimale entre la fonction SCM et les autres unités pour une prestation de service client efficace.
- Assurer le leadership de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que la stratégie Notre promesse est intégrée à l’objectif annuel du service et au travail quotidien
- Gérer la performance des subordonnés directs par le biais d’évaluations de performance, de conversations fréquentes et d’autres méthodes appropriées. Etre courageux en performances fournissant un coaching ou des commentaires pour une amélioration continue des performances
- S’assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d’approvisionnement
- Planifier et coordonner les réunions des départements pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions des départements.
- Diriger une réunion d’examen mensuelle appropriée pour résoudre les problèmes / performances d’approvisionnement ouverts et fournir une solution
Gestion des contrats et relations fournisseurs 15%
- Veiller à ce que des contrats approuvés légalement soient utilisés pour tous les contrats d’approvisionnement stratégique.
- S’assurer que le processus de gestion des contrats est établi pour résoudre les conflits liés aux contrats et l’amélioration continue.
- S’assurer que le processus d’intégration des fournisseurs et le cadre de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les directives de communication et le plan d’amélioration continue des fournisseurs, sont en place.
- Gérer l’évaluation des besoins et la participation tout au long du développement du concept/de la conception des projets/subventions et des achats connexes
- Gérer la participation et contribuer aux négociations contractuelles avec les donateurs et gérer les négociations contractuelles avec les fournisseurs
- Assister les unités commerciales avec le catalogue de prix pour la préparation du budget ; et préparer les budgets pour la fonction de la chaîne d’approvisionnement ainsi que les examiner par rapport aux dépenses pour éviter les dépassements et les sous-dépenses
- Gérer la planification des achats et les revues et le suivi des plans
- Gestion de la pré-qualification des fournisseurs
- Gérer la mise en place, le renforcement des capacités et l’examen des performances des comités de passation des marches
- Gérer le processus de sélection des fournisseurs et des prestataires de services pour s’assurer que WVI n’utilise pas de parties bloquées à l’échelle mondiale
- Gérer la conduite des symposiums annuels des fournisseurs
- Gestion de la relation avec les fournisseurs et évaluation annuelle des performances des fournisseurs
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement Implication dans la clôture du projet pour s’assurer que toutes les questions liées à l’approvisionnement et les exigences pour la clôture du projet ont été mises en œuvre
Approvisionnement stratégique 15%
- Déterminer les besoins pour la catégorie, le marché et le fournisseur titulaire en fonction de l’analyse des dépenses et des plans d’approvisionnement annuels.
- Examinez la stratégie d’approvisionnement pour les opportunités non identifiées et assurez-vous qu’elle répond aux objectifs globaux et NO avant de socialiser avec les parties prenantes.
- Veiller à ce qu’un processus d’évaluation du marché et de préqualification des fournisseurs soit en place conformément aux politiques et processus mondiaux.
- Assurer le cadre de gestion du processus RFQ/RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix.
- S’engager avec RSCM dans l’évaluation des nouvelles possibilités de négociations régionales et sous-régionales.
- Examiner les documents de soumission au comité d’approvisionnement pour s’assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé
- Établir et gérer l’approvisionnement stratégique pour un approvisionnement efficace et efficient des biens, travaux et services (rapport qualité-prix) grâce à des contrats-cadres mieux négociés
Gestion des contrats (examen, approbation)
- Gérer la mise en place, le renforcement des capacités et l’examen des performances des comités de passation des marchés
- Gérer le processus de sélection des fournisseurs et des prestataires de services pour s’assurer que WVI n’utilise pas de parties bloquées à l’échelle mondiale.
Gestion des processus de provisionnement et des métriques 15%
- Pour former, orienter ou animer des formations pour les utilisateurs de Provision
- S’engager et collaborer avec les équipes des Services partagés et de Provision sur les défis de Provision pour améliorer l’utilisation efficace et de meilleurs résultats de processus de Provision ;
- S’assurer que les mesures d’optimisation de provisionnement sont atteintes ;
- S’assurer que les métriques de transformation de provision sont atteintes ;
Planification 10%
- S’assurer que le processus annuel de planification des achats est en place. Lorsque les partenaires et les sous-bénéficiaires sont impliqués dans la mise en œuvre du projet, s’assurer que le processus établi couvre également cette portée ;
- Examiner les plans d’approvisionnement et élaborer une stratégie d’approvisionnement annuelle ;
- Diriger l’examen trimestriel des plans d’approvisionnement avec la communauté des affaires pour s’assurer que les exigences sont mises à jour ;
- Diriger la réduction des coûts totaux d’approvisionnement et des déchets. Développer et convenir des objectifs annuels du département et des KPI ;
- Veiller à ce que SCM ait une voix à la table de planification stratégique;
- Présenter la stratégie d’approvisionnement avec le RSMCD.
Rapports 10%
- Développer, suivre et évaluer les paramètres d’approvisionnement, y compris les domaines de l’analyse des dépenses, du processus d’approvisionnement au paiement, de l’efficacité opérationnelle et des performances des fournisseurs pour piloter le développement et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement ;
- Stimuler la performance opérationnelle et considérer l’efficience par rapport à l’efficacité sous la forme de tableaux de bord, pratiques pour l’examen des indicateurs clés de haut niveau ;
- S’assurer que le niveau de performance de la fonction SCM atteint les objectifs annuels ;
- Préparer et soumettre des rapports mensuels, semestriels et annuels pour le SCM au SLT et à la Région pour le suivi et l’amélioration ;
- Élaborer et rendre compte des stratégies et des plans d’action pour tous les défis notes
- Soumettre les plans d’approvisionnement consolidés de NO à la region
- Mettre à jour et préparer le registre des actifs pour le NO
- Préparer des rapports de stock d’entrepôt GIK chaque mois
- Préparer les plans de distribution des marchandises GIK et les rapports de distribution ainsi que les rapports de rapprochement
- Préparer les demandes GIK annuelles pour les biens GIK
Gestion des risques, contrôle et conformité 10%
- S’assurer que les risques liés à la SCM sont identifiés et visés dans le processus de gestion des risques d’entreprise, pour les atténuer/éliminer ;
- Veiller à ce que des stratégies anti-corruption et d’atténuation de la fraude, y compris le cadre de contrôle interne, soient en place et mises en œuvre ;
- S’assurer que VM est en conformité avec toutes les autorités réglementaires externes et internes (entités gouvernementales, audits réglementaires, processus de conformité des donateurs…) et qu’un est établi pour la gestion de la non-conformité ;
- Gérer les risques en étant réactif à l’environnement interne et externe et proposer une matrice des risques mise à jour pour la fonction ;
- Gérer les systèmes et les procédures appropriées pour éviter les constatations de risques d’audit, importantes tant au niveau du BN que sur le terrain ;
- Fournir une contribution opportune et appropriée aux réponses de la direction aux audits effectués à la fois au BN et sur le terrain ;
- Veiller à ce que toutes les recommandations d’audit soient mises en œuvre en temps opportun ;
- Gérer la préparation adéquate de tous les audits ;
- Mettre en œuvre des stratégies de lutte contre la corruption et la fraude.
Gestion des personnes et renforcement des capacités 5%
- Veiller à ce que le personnel nouveau et existant soit régulièrement orienté sur les politiques et procédures ;
- Mener des évaluations de performance du personnel ;
- Mener des réunions fonctionnelles régulières ;
- Coaching et mentorat du personnel ;
- Gérer les plans de congés pour le personnel de la fonction SCM.
Apprentissage et innovation 5%
- Développer des initiatives pour améliorer les processus d’affaires;
- Identifier les opportunités qui se traduisent par une optimisation des ressources ;
- Diriger la mise en œuvre et le déploiement de nouvelles initiatives
Qualifications / Compétences / Aptitudes / Expérience requises
Autres Compétences/Aptitudes:
- Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes
- Capacité à présenter des informations de manière claire et concise par écrit ou verbalement, avec un excellent anglais écrit et parlé
- Capacité à négocier et à influencer, défier et questionner
- Capacité à créer et à maintenir des systèmes d’approvisionnement, d’administration, de flotte et de sécurité.
- Capable de prioriser son propre travail et celui des autres dans des délais serrés.
Qualifications: Formation/Connaissance/Compétences techniques and Expérience
- Master 2 en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou baccalauréat en gestion des achats et de la logistique ou qualification professionnelle équivalente ;
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’approvisionnement, la gestion des contrats, l’administration des contrats et/ou la logistique, dont trois (3) années d’expérience directement liées à l’approvisionnement et/ou à la passation de contrats de première main sont requises.
- Expérience de la gestion des audits statutaires et des bailleurs de fonds
- Expérience substantielle de travail dans le secteur des ONG traitant de plusieurs fonds de donateurs et répondant aux différentes exigences des donateurs
- Expérience avérée dans la supervision de personnel au sein de différentes expertises
- Niveaux de compétence élevés démontrés des systèmes électroniques liés à la gestion des achats, à l’administration, aux systèmes de sécurité ainsi qu’à la gestion de la flotte et de la sécurité.
Compétences, connaissances et expérience préférées
Gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou diplôme en approvisionnement ou en administration des affaires ; Qualification CIPS ; Membre de l’organisme professionnel de réglementation des marchés publics du pays si la profession est réglementée.
Expérience professionnelle supplémentaire souhaitée pour ce poste
- Proactif avec une perspective positive et une volonté d’embrasser le changement
- Capacité à travailler de sa propre initiative, mais sachant quand consulter.
- Capacité à gérer plusieurs tâches
Environnement et conditions de travail:
Le Poste exige la capacité et la volonté de voyage sur le territoire national et international jusqu’a 20% du temps