La sélection des fournisseurs est une des tâches les plus importantes d’un acheteur car de son choix dépendra la sécurité des approvisionnements, la continuité de la production, la pérennité et la performance de l’entreprise.

Cette sélection des fournisseurs doit répondre à plusieurs objectifs pour l’entreprise : d’une part obtenir ou conserver la certification ISO 9001 d’autre part sécuriser la production, maintenir la marge et bien entendu satisfaire les clients.

Le référentiel de la norme ISO 9001 V 2015 précise dans le chapitre de la maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes :

« L’organisme doit s’assurer que les processus produits et services fournis par des prestataires externes sont conformes aux exigences. L’organisme doit s’assurer que les processus produits et services fournis par des prestataires externes ne compromettent pas l’aptitude de l’organisme à fournir en permanence à ses clients des produits et services conformes. L’organisme doit déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des performances et la réévaluation des prestataires externes, fondés sur leur aptitude à réaliser des processus ou fournir des produits et services conformes aux exigences. L’organisme doit conserver les informations documentées concernant ces activités et toutes les actions nécessaires résultant des évaluations. »

En d’autres termes, il s’agit pour l’entreprise (organisme) de prendre des dispositions pour s’assurer que les produits achetés qui interfèrent sur la qualité du produit fini sont conformes.

Pour cela, un moyen est exigé : l’évaluation des fournisseurs :

• Evaluation initiale des fournisseurs sur leur capacité et aptitude à répondre aux exigences de l’entreprise et du produit acheté.
• Evaluation continue relative à ces mêmes capacités et aptitudes à livrer un produit conforme sur la durée du contrat.

Si le respect de la norme est pour l’entreprise une des priorités, la sélection des fournisseurs représente pour elle et son service achats une fonction primordiale.
L’objectif pour l’acheteur est de sélectionner le ou les « meilleur(s) fournisseur(s) » capable de répondre aux exigences (qualité, délais, prix, innovation, service) et présentant le minimum de risques pour l’entreprise.
Pour se faire, l’acheteur doit déterminer les critères à prendre en compte qui permettront de retenir ce ou ces fournisseurs.

Ces critères peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, subjectifs ou objectifs. Une fois déterminés, ils doivent être hiérarchiser et pondérer.
On peut en citer quelques-uns : Pérennité de l’entreprise, capacité de production, niveau de qualité, solidité financière, capacité de financement, conformité à la règlementation sociale et fiscale, lieu de fabrication, capacité logistique, etc…

De nombreuses entreprises ont établi une grille de sélection et déterminé les critères à retenir et leur poids respectif pour la pondération. Or il faut noter que selon l’activité de l’entreprise et le type d’achat à effectuer, les éléments de la grille et le poids des critères doivent varier. Or on constate très souvent que cette grille est établie une bonne fois pour toute quel que soit le type d’achat : erreur fondamentale !

Il convient d’adapter les grilles aux enjeux de l’entreprise. En effet les grilles de sélection des fournisseurs doivent dépendre d’une part de l’activité et d’autre part des spécificités du secteur d’activité. Quand on travaille dans un secteur de l’automobile, du pétrole, du transport, du luxe ou de la mine, les critères utilisés pour sélectionner et référencer les fournisseurs sont différents et doivent être adaptés au « business » et au produit acheté.

Le critère PRIX aura un poids important sur des achats de commodités, un poids beaucoup moins important sur des pièces de rechange machines. En effet, sur les pièces de rechange, l’acheteur n’achète pas un PRIX mais un DELAI.

Comment procéder pour établir la grille ? La solution idéale est de construire la grille et de définir les critères de sélection des fournisseurs et leur poids au moment de la rédaction du cahier des charges. Je suis convaincu que la participation de l’acheteur à la rédaction du cahier des charges est un facteur de réussite pour plusieurs raisons :

– Bonne connaissance du besoin et des exigences ;
– Prise en compte de l’enjeu de l’achat pour l’entreprise ;
– Meilleure capacité à négocier (on achète bien ce que l’on connaît bien !)
– Etc…

De plus les critères doivent évoluer, ils doivent être en lien avec la stratégie achat mise en place.
Tous les acheteurs connaissent les critères de coût, qualité, délais et service (CQDS). Un certain nombre d’entre eux oublient de prendre en compte le critère risques qui est aujourd’hui un critère important. En effet le choix du fournisseur ne peut se faire sans l’analyse des risques : industriel, qualité, logistique, monétaire, financier, juridique, géopolitique, environnemental, climatique, éthique.

Autres risques :

La dépendance fournisseur. De nombreux acheteurs vérifient le taux de dépendance du fournisseur au moment de son intégration dans le panel. Or si ce fournisseur est « bon », l’acheteur lui confiera de plus en plus d’affaires en oubliant à chaque nouveau marché ou à la fin de chaque période, de vérifier l’évolution de ce taux. Un taux de dépendance trop élevé et non contrôlé présente un double risque : d’une part pour l’entreprise qui achète et d’autre part pour le fournisseur.

Le risque sanitaire totalement nouveau : les entreprises, quelles qu’elles soient, se trouvent aujourd’hui face à un problème qu’elles n’ont jamais connues. Les sources d’approvisionnement sont ou seront à l’arrêt dans les jours prochains, y compris pour les entreprises qui avaient pris la précaution d’une double source dans 2 pays différents et parfois sur 2 continents. Il est encore trop tôt pour imaginer les conséquences et l’impact de cette crise mais il est certain qu’elle amènera les entreprises et leur service achats à revoir leurs stratégies.
Autre critère important : Le type de relation que l’on souhaite construire avec le fournisseur ; en effet les critères de choix seront différents selon que l’on souhaite faire un achat ponctuel ou mettre en place un partenariat avec le fournisseur.

Enfin les marchés évoluent dans le temps, l’entreprise également ainsi que celle du fournisseur. Il est donc nécessaire de faire évoluer les critères de choix…

Il est également important de faire évoluer les critères du suivi permanent des fournisseurs : mesure de la performance fournisseurs, enquêtes de satisfactions internes, enquêtes financières, rencontres régulières, évaluation du fournisseur, etc… L’analyse des résultats du suivi décidera du maintien ou non du fournisseur au panel.

En résumé la sélection des fournisseurs est une des tâches principales de l’acheteur. Plus la sélection sera bien faite, plus le fournisseur répondra aux attentes de l’entreprise et plus l’entreprise sera performante. Cette sélection doit se faire en définissant des critères propres à son entreprise, son activité, au produit ou au service à acheter, en hiérarchisant et pondérant les critères, en maîtrisant les risques, en recherchant avec le fournisseur des gisements d’innovation. Mais n’oublions pas qu’une fois le fournisseur sélectionné et retenu, un suivi permanent doit être mis en place par l’acheteur, suivi qui permettra d’assurer la continuité de la production, la satisfaction des clients internes et externes, la pérennité et la performance de son entreprise. Ce suivi est d’autant plus important aujourd’hui que tous les continents sont touchés par une crise sanitaire grave ce qui risque de générer chez les fournisseurs actuels des défaillances voire des faillites et de remettre en cause l’ensemble des approvisionnements des entreprises.

Louis LANGUENOU
Ancien directeur des achats
Consultant en organisation achats – Formateur
Co-fondateur du club des acheteurs du Gabon

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