Sous la supervision directe de la cheffe et projet et la supervision technique de la Direction des Ressources Humaines, de l’administration de la Sécurité, la ou le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal.
Appuyer le / la cheffe de projet dans la réalisation des tâches administratives :
• Assurer les liaisons administratives avec les autorités, partenaires externes, membres de l’équipe, à la
demande de la cheffe de projet.
• Assurer la distribution des courriers et tenir à jour le cahier de transmission des courriers
• Organisation des réunions d’équipe et prise de note
• Accueil des visiteurs et réception téléphonique
• Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau
• Assurer une circulation fluide de l’information administration au sein du Bureau et favoriser l’émergence d’une bonne dynamique
• Archiver les contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux
locaux bureau et domiciles de l’IBCR au Sénégal. Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer
la cheffe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.
• Préparer les factures et les documents de paiement pour les règlements des impôts ou tout autre
facturation administrative et porter le paiement à l’institution pertinente, sur validation de la cheffe de projet.
Appuyer le / la cheffe de projet dans la réalisation des taches logistiques :
• Collecter les factures proforma sur demande de la cheffe de projet
• Gérer au quotidien le réseau informatique et les télécommunications en tant que point focal en
technologie de l’information, en collaboration directe avec l’adjointe administrative du siège.
• Faire la gestion des besoins en fournitures, mobilier, produits d’entretiens et tout autre produit
consommable du bureau ainsi que d’en préparer les achats et leur bonne réception, incluant la
préparation des bons de paiement pour le département finance.
• Faire le suivi des contrats avec les fournisseurs, en assurer la bonne conformité et respect des deux
parties et informer la cheffe de projet en cas de renouvellement nécessaire.
• Faire la liaison avec les fournisseurs selon les besoins et les demandes de la cheffe de projet ou de la
Direction RH-Admin et Sécurité du siège
• Préparer les contrats de service, d’achat ou autre prestation fournisseurs nécessaire au bon
fonctionnement du bureau, pour validation siège et signature siège et fournisseur.
• Préparer les documents de paiement des fournisseurs pour le département finance, dans le respect des procédures IBCR.
• Archiver les contrats en version papier et électroniques et les faire parvenir au siège mensuellement.
• Veiller à l’inventaire des ressources du Bureau au Sénégal (informatique, meubles, logiciels, publications, etc.) et à la mise à jour de celui ci
• Veiller au maintien de la propreté et au rangement de l’ensemble des lieux de travail du Bureau
notamment les salles de réunion, la cuisine et la salle à manger
• S’assurer que les normes infrastructures de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées à la cheffe de projet et au Responsable Santé-Sécurité du siège lorsque pertinent.
• Conduire les inventaires mensuels informatique, des fournitures et de tout équipement durable du Bureau.
Assurer la réalisation des taches logistiques lors des activités/ ateliers
• Être présent aux ateliers du projet et appuyer l’équipe technique dans les taches logistiques
(organisation de la salle, achats du matériel pour les ateliers, commander les repas, etc.)
• Préparer et ranger la salle (mise en place, gestion des documents, appui aux participants[es], clôture,
vérifier le son et le matériel informatique…)
• Faire les suivis avec les hôtels pour la gestion de l’intendance lors des ateliers
• Appuyer la cheffe de projet dans les aspects de communication et à la demande de la cheffe de projet,
procéder à la publication de photographies et visuels de qualité dans les communications de l’IBCR
Sénégal en relation avec la Coordinatrice des communications du siège et son équipe
Autres taches reliées au poste
• Participer activement aux réunions d’équipe et t rendre compte à son superviseur direct de l’évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et planning mensuels
• Participer activement à la préparation et au déroulement de toutes les missions de travail pertinentes à la mise en œuvre du projet demandée par son superviseur
• Effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Exigences
• Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, relations industrielles, logistique ou tout autre domaine pertinent
• Expérience d’au moins un an en appui administratif d’une ONG
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit indispensable et du Wolof; la maîtrise de l’anglais est un atout considérable
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (surtout Excel) et des nouvelles technologies de l’information
• Flexibilité, habileté à travailler en équipe
• Excellentes capacités d’analyse et de communication inter personnelle
• Capacité de travailler de façon autonome et d’accomplir des tâches multiples
• Excellentes capacités d’organisation et de travailler dans l’urgence
• Capacité de priorisation des taches de façon autonome
• Sensibilité aux diversités culturelles et à l’égalité entre les hommes et les femmes
• Disponible pour entrer en fonction en Juillet 2021, et posséder un statut qui permet d’occuper un
emploi au Sénégal
Atouts
• Compétences en communication (prise de vues, infographie, etc)
• Permis de conduire
• Brevet secourisme
• Expérience dans la gestion de sécurité
A noter, les candidatures retenues feront l’objet de vérifications du dossier criminel et d’un contrôle des
références.
COMMENT POSTULER
Pour être prise en compte, votre candidature doit
obligatoirement inclure :
✓ Une lettre de motivation
✓ Votre curriculum vitae
✓ Les coordonnées complètes de trois références récentes
✓ Le Formulaire de recrutement complété, disponible sur
notre site internet : http://www.ibcr.org/fr/emploi/
✓ Vos attentes salariales
Faire parvenir votre dossier complet à l’adresse rh@ibcr.org à l’attention des ressources humaines.
Le Bureau international des droits des enfants vous remercie pour votre intérêt à rejoindre l’équipe et communiquera avec vous si votre candidature est retenue.
AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail au Sénégal
Emploi à temps plein
Contrat a durée déterminée (24 mois)
Une équipe engagée et dynamique, dans un
environnement multilingue et international
