Description de la mission
A. Gérer les activités Tramps & Lignes régulières
a) Coordonner et informer toutes les parties concernées par les opérations du navire, y compris les
b) Armateurs / clients, l’autorités portuaires et autorités administratives intéressées ;
c) Répondre à toutes les demandes des clients (importateurs, exportateurs) concernant l’ETA/ETD du navire ;
d) Préparer les formulaires et la documentation requis les autorités portuaires, douanières, de façon générale toutes les parties intéressées ;
e) Coordonner les changements d’équipage et la livraison des pièces de rechange, y compris les
f) arrangements de transport, l’hôtel, réservations et les formalités d’immigration.
g) Gérer et suivre les services des shipchandlers et faire un contrôle des coûts ;
h) Veiller à l’approbation du Commandant pour tous les frais engagés et confirmer par sa
i) Signature + cachet ;
j) Gérer l’avance au Commandant ;
B. Préparer et planifier les opérations
k) Annoncer le navire aux autorités portuaires et à toutes les parties prenantes;
l) Communiquer la prévision d’accostage à l’armateur et à toutes les parties intéressées
m) Participer à la conférence portuaire quotidienne avec les autorités portuaires (capitainerie) ;
n) Préparer le PFDA et demander l’approbation de la Direction Shipping ;
o) Transmettre au navire les plans de chargement / déchargement à l’opérateur du terminal ou le(s) manutentionnaire(s) du navire
p) Organiser la relève d’équipage et coordonner le Meet & Greet;
q) S’assurer que charges locales sont facturées aux clients locaux / armateurs et veiller aux paiements ;
r) Gérer les armateurs centralisés en coordination avec Afritramp Ptx ;
s) Pour les armateurs non centralisés, s’assurer que le pre-funding de la PDFA est réglée avant
t) Remise de la clearance au Commandant sinon requérir la validation du management
C. Diriger et développer son équipe
u) S’assurer que les collaborateurs ont les connaissances et les compétences dans leurs domaines de responsabilité
v) S’assurer que l’équipe maîtrise les outils et les processus
w) Être le moteur de la performance
x) Évaluer les risques opérationnels, la qualité du service, et la compétitivité du département
y) Assurer la conformité aux obligations réglementaires (ex : PAD, Douanes, ANAM, etc.)
D. Faciliter le développement d’outils informatiques métiers
z) Repérer les besoins informatiques dans son domaine de responsabilité
aa) Contribuer au développement efficace des outils opérationnels ALFA, et (ce qui englobe tous les outils : dématérialisation,)
bb) Responsable du système de reporting Shipping (à la Direction et Siège)
cc) Explorer les pistes d’innovation et d’optimisation des processus métiers
E. Reporting
dd) Rendre compte de l’activité SOCOPAO à la direction d’Exploitation
ee) Contrôler la qualité des données opérationnelles
ff) Remettre en cause et soutenir l’activité et les coûts de production
Profil
• Diplôme minimum Bac+3 ou validation des acquis en ou validation des acquis en gestion Shipping ou Logistiques portuaires
• Avoir la maitrise de l’outil informatique (bureautique, Echange de données informatiques, ou validation des acquis en gestion, commerce international, négociation…
• La maîtrise de l’outil informatique et des technologies de l’information et de la communication (Internet, messagerie, …) est exigée.
• Maîtrise des Applications usuelles de travail et spécifiques au Groupe, (GATSHIP, logiciels armateurs, outils de gestion administrative, ALFA, …)
• Capacité à travailler dans un environnement d’équipe, ainsi que de manière autonome dans un environnement de travail diversifié.
• Aptitudes relationnelles ;
• Bonne communication avec les autres services et clientèle ;
• Sens de l’organisation & esprit d’initiative
• Esprit d’analyse et rigoureux
• Capacité de d’encadrement
• Capacité à travailler sous pression
• Volontaire et disponible
• Parfaitement bilingue (anglais)
