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dimanche 13 juin 2021

Coordinateur(trice) Logistique

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

 Le Coordinateur ou la Coordinatrice logistique a pour rôle de garantir le support technique et logistique de la mission RDC, la pertinence et la cohérence des programmes en termes logistiques. Bien que basé en capitale à Kinshasa, le Coordinateur ou la Coordinatrice Logistique est avant tout un acteur de terrain. Ainsi, il·elle y passera au moins 50% de son temps afin de participer activement à l’ouverture et au développement des programmes, de former et d’encadrer les Responsables Logistiques de Projet, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques et des équipements les plus appropriés.

Il doit s’assurer que toutes les activités logistiques supports aux programmes respectent les procédures détaillées dans le TVE (Tableau Engagement des Dépenses). Il s’assure que la mission RDC s’inscrit dans la démarche environnementale dans le cadre de ses attributions.

Il doit participer à l’écriture des proposals, et aux soumissions des projets

Il doit réaliser des plans d’approvisionnement

1.      Analyse, définit et ajuste les moyens logistiques de la mission RDC

a.      Recueil de données

●       Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données

●       Fais des retours sur les packs logistiques des RLP chaque mois au RLP et transmet au ref log desk

●       S’assure de l’harmonisation et la compréhension des outils mis à disposition par ALIMA sur la mission et contribue à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (sitreps, rapports d’activité, rapports de visites etc.)

b.      Analyse, interprète et définit la stratégie logistique de la mission

●       Il fixe les stratégies logistiques et met en œuvre les activités logistiques pour toute la mission.

●       Apporter du support logistique et technique aux développements des différents projets de la mission.

  1. Mise en œuvre des programmes ALIMA en RDC
  • Représentation

●       Assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters UN et forums inter-ONGen faisant suivre les PV des rencontres et en utilisant les possibilités des clusters ( stock, transport)

  • Contribue à l’organisation des projets

●   Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

●   Participe à la rédaction du proposal, à la détection (visites et recherche d’informations) et à la réaction rapide aux urgences,

●  Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux (état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancé des projets,…).

●  Contrôle que l’approvisionnement des projets (Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport,…) est assurée dans les meilleurs délais, applique des solutions correctives si nécessaire

● Supervise l’application des mesures d’hygiène mise en place par la Coordination médicale dans les structures de santé (Eau, hygiène, assainissement, lutte anti-vectorielle…).

● Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien, leur renouvellement (équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticiper, planifier, renouveler…), fait le suivi et s’assure de leurs maintenances (curative et préventive)

  • Gestion de la sécurité

●    Supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Chef de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides sécu,…).

●    Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission en RDC

●    Assure la mise à jour des outils, le choix des bâtiments, et le briefing….

●   Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation).

  • Communication et vie d’équipe

●    Assure l’adéquation des conditions de vie des équipes (Bâtiments, standard de confort)

●    Organise et encadre le fonctionnement de la logistique de la mission RDC (briefing, visite, personnel, appui au log terrain).3. Respect des procédures

●       Assure la gestion financière logistique de chaque programme :

–      Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ;

–      Suit les dépenses par axes analytiques et les analyse, en collaboration avec les responsables administratifs.

● Garantit la qualité des dossiers d’achat et approvisionnement sur la base du TVE  des  différents projets de la mission en collaboration avec les coordinateurs de Projet et les responsables logistiques de Projet.

●   Veiller l’application des procédures et outils adéquat dans l’exécution des chantiers techniques : construction, water sanitation..

●   Définition des implications logistiques dans les « proposal » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).
 4. Encadrement et animation d’équipe

●   Mettre en place un département logistique à la coordination dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre service. Impulse des échanges de bonnes pratiques intra et inter départements.

●   Définir les profils de poste et les plan d’objectifs de performance des membres de son équipe dans un objectif de développement des compétences. Participer aux bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel et participe aux bilans des responsables du département logistique des bases (RLP, responsable approvisionnement…)

●   Rendre possible des formations et changement de poste en renforçant leurs compétences et developpant leur autonomie

●   Proposer et anticiper des détachements vers d’autres missions ALIMA

●  Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer OU S’assure de l’adéquation des besoins de l’organisation avec les savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs

●  Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus

●   Organiser et animer des réunions d’équipe

●   Supervision, formation, support et évaluation technique des logisticiens capitaux et bases.

●   Organisation du département logistique en l’absence d’un logisticien

●   Organisation de formations logistiques pour les logisticiens terrain (2 fois par an)

–       Remise à niveau concernant les procédures

–       Sécurité

–       Mise à jour technique

–       Acquisition de nouvelles compétences

●   Briefing de tout nouvel expatrié au niveau national (sécurité + information logistique)

●   Briefing de tout nouvel expatrié logistique (organisation, description de poste…)

●   Prévision des besoins RH expatriés

–  Description de poste

–  Mise à jour de l’organigramme

–  Collaboration avec la Coordinatrice RH et le Coordinateur Financier sur le plan de financement Expatrié.

5.      Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

●    Participe aux formations et séances de sensibilisation

●    Applique les standards relatifs à la prévention des abus

●    Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

●    Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

6.      Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

●  Met en œuvre les moyens pertinents pour la préservation de l’environnement (assure une réflexion sur les énergies proposées : générateur ou panneau solaire concernant l’énergie-huile moteur-cartouche d’imprimante à utiliser), s’assure de la recherche de fournisseur et de technique de recyclage.

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