27 C
Libreville
mercredi 27 octobre 2021

Prise de poste aux achats

Toutes les questions que vous devez vous poser lorsque vous prenez un poste d’acheteur ou responsable achat et auxquelles il vous convient d’apporter une réponse dans les premiers mois.

1 – La connaissance de l’entreprise et de ses rouages
 Quelle est la politique de l’entreprise à court, moyen et long terme ?
 Quels sont les objectifs de l’entreprise à court moyen et long terme ?
 Quelle est la stratégie globale de l’entreprise ?
 Quel est l’organigramme de l’entreprise ?
 Quelle est la liste des différentes instances et comités ?
 Le glossaire des sigles et acronymes de la société existe-t-il ?
 Comment sont constitués les différents budgets ?
 La Charte Sociale (Responsabilité Sociale, sociétale et Environnementale) est-elle prise en compte ?

2 – La politique, les stratégies achats
 Quelle est la politique achats à court moyen et long terme ?
 Est-elle connue par les acheteurs et par les prescripteurs ?
 Quelles sont les stratégies achats et les tactiques courantes employées ?
 Quelle est la politique de stocks de l’entreprise ?

3 – L’organisation Achats
 Quels sont les principes généraux de l’organisation achat ?
 L’organigramme du service achats existe-t-il ?
 Où se trouve mon poste au sein de l’organigramme ?
 L’organisation des achats comprend-elle les achats et les approvisionnements ?
 L’organisation des achats comprend-elle uniquement les achats ?
 Quels sont les enjeux des achats pour l’entreprise ?

➢ Quelle est la part achats par rapport au chiffre d’affaires ?
➢ Que représentent les achats production par rapport aux achats totaux ?
➢ La sécurisation des approvisionnements est-elle une préoccupation de l’entreprise ?
 Quelles sont les relations du service achats avec les autres services ?
 Quels sont les postes ou fonctions amont et aval importants pour moi ?
 Quels sont les freins en termes de système informatique et de ressources ?
 Quelles sont les opportunités en termes de système informatique et de ressources ?
 La problématique de démarche de progrès est-elle prise en compte ?
 Des objectifs sont-ils fixés au service Achats annuellement ?

4 – Processus et procédures Achats
 Le processus achats est-il défini ?
 Les procédures achats existent-elles ?
 Les procédures sont-elles à jour ?
 Les procédures sont-elles connues et appliquées ?
 Quel est le processus de passage de commandes ?
 Qui participe à la rédaction du cahier des charges ?
 La procédure d’utilisation des appels d’offres ou des consultations est-elle définie ?
 La présélection et la sélection des fournisseurs font-elles l’objet d’une procédure détaillée et suivie ?
 Quel est le processus de sélection des fournisseurs et d’attribution des commandes ?
➢ Liste des intervenants
➢ Liste des documents
 La notion de risques est-elle prise en compte dans la sélection des fournisseurs ?
 Quels sont les types de risques pris en compte ?
 Tous les besoins sont-ils pris en compte dans le portefeuille Achats ?
 Les achats ont-ils été analysés et classés en familles homogènes ?
 Les achats importants ont-ils été ciblés ? (Pareto – 80/20 et analyse ABC)
 Comment est faite la répartition du portefeuille achats entre les différents acheteurs ?

5 – Critères de choix des fournisseurs
 Quels sont les critères de sélection fournisseurs ?
➢ Qualité
➢ Coûts
➢ Délais
➢ Risques
➢ Sécurisation/ Appro
➢ Autres …
 Quelles sont les pratiques dans l’entreprise ?
➢ Utilisation exclusive du panel ?
➢ Mise en concurrence hors panel ?
 Quels sont les leviers de gain utilisés dans l’entreprise ?

6 – Relations fournisseurs – prescripteurs
 Des relations fournisseurs / prescripteurs existent-elles ?
➢ Relations formelles/ informelles
➢ Relations politiques
➢ Relations historiques
 Ces relations sont-elles susceptibles de fausser le jeu de la concurrence ?

7 – Choix des fournisseurs
 Le service achats a-t-il « la main » sur le choix des fournisseurs ?
 La rédaction de la commande ou du contrat est-elle du domaine du service Achats ?
 Toutes les commodités sont-elles gérées suivant les mêmes processus

8- Panel fournisseurs
 Le Chiffre d’achats des fournisseurs stratégiques est-il suivi de manière permanente pour gérer le taux de dépendance ?
 La gestion du panel fournisseurs fait-elle l’objet d’une procédure ?

9 – Conditions générales et conditions de règlement
 Existe-t-il des conditions générales d’achat ?
 Sont-elles acceptées par les fournisseurs ?
 Existe-t-il des exigences qualités ?
 Sont-elles diffusées aux fournisseurs ?
 Les conditions de règlement sont-elles définies ?
 Quelle est la politique en matière de Cash-flow ?
 Quelle est la stratégie en matière de R.O.I ?

10 – Mesure de la performance achats
 La mesure de la performance achats existe-t-elle ?
 Existe–t-il un tableau de bord achats ?
 Fait-il l’objet d’une diffusion dans l’entreprise ?
 Quels sont les indicateurs contenus dans le tableau de bord ?
 Des objectifs sont-ils fixés à chaque acheteur ?
 Font-ils l’objet de mesure périodique ?
 L’analyse des résultats achats fait-elle l’objet d’une réunion mensuelle avec les acheteurs ?

11 – Mesure de la performance fournisseurs
 La mesure de la performance fournisseurs existe-t-elle ?
 Comment est-elle définie et mesurée ?
 La mesure est-elle incontestable ?
 La performance de chaque fournisseur leur est-elle diffusée systématiquement ?
 Donne-t-elle lieu à une explication de la méthode de notation aux fournisseurs ?
 Donne-t-elle lieu, si nécessaire, à la mise en place de plan d’actions ?
 Des audits périodiques sont-ils prévus chez les fournisseurs stratégiques ?

12 – Délai de traitement des demandes d’achat
 Quel est le nombre mensuel de demande d’achats ?
 Quelle est le délai moyen de traitement d’une demande d’achat ?
➢ Délai interne au service
➢ Délai de réponse des fournisseurs
 Délai entre la réception de la D.A. et l’envoi de la commande au fournisseur
 La réception des accusés de réception de commande fournisseurs est-elle suivie ?
 Comment sont gérés les écarts entre la commande et l’accusé de réception ?

13 – Règlement des litiges achats
 Quel est le nombre de litiges achats ?
 Quelle est la nature de ces litiges ?
➢ Techniques ?
➢ Délais livraison ?
➢ Commerciaux ?
➢ Qualité ?
 Comment sont gérés les litiges ?
 Quel est le délai moyen de règlement de ces litiges ?

14 – Règlement des fournisseurs
 Quel est le délai moyen de paiement des factures fournisseurs ?
 Quel est le nombre de litiges factures ?
 Qui gère les litiges de factures ?
 Quel est le délai moyen de règlement de ces litiges ?

15 – Top management /Employés / Collègues
 Quels sont les intérêts personnels de chacun ?
➢ En ligne avec les intérêts de l’entreprise et du service achats ?
➢ Pas obligatoirement en ligne avec les intérêts de l’entreprise ou du service achats ?
 Qui sont les réels décideurs/ leaders (pas forcément les chefs de service) ?
 Dans quelles instances, les décisions sont-elles prises ?
 Par qui les décisions sont-elles prises ?
 Existe-t-il des réseaux formels et informels ?
 Quels sont les us et coutumes (tenue vestimentaire, tutoiement ou vouvoiement)
 Quelles sont les formations des différents acheteurs ?
 Quels sont les diplômes ou la formation des acheteurs ?

LOUIS LANGUENOU
CONSULTANT ACHATS & APPROVISIONNEMENTS
FORMATEUR

Gabon logistics et transports
gabon logisticshttp://www.gabonlogistics.com
Gabon logistics est le premier portail web spécialisé en logistique et transports du Gabon. Site web édité par LE GROUPE GABON LOGISTICS ET TRANSPORTS.

Derniers Articles

Articles similaires