Toutes les questions que vous devez vous poser lorsque vous prenez un poste d’acheteur ou responsable achat et auxquelles il vous convient d’apporter une réponse dans les premiers mois.
1 – La connaissance de l’entreprise et de ses rouages
Quelle est la politique de l’entreprise à court, moyen et long terme ?
Quels sont les objectifs de l’entreprise à court moyen et long terme ?
Quelle est la stratégie globale de l’entreprise ?
Quel est l’organigramme de l’entreprise ?
Quelle est la liste des différentes instances et comités ?
Le glossaire des sigles et acronymes de la société existe-t-il ?
Comment sont constitués les différents budgets ?
La Charte Sociale (Responsabilité Sociale, sociétale et Environnementale) est-elle prise en compte ?
2 – La politique, les stratégies achats
Quelle est la politique achats à court moyen et long terme ?
Est-elle connue par les acheteurs et par les prescripteurs ?
Quelles sont les stratégies achats et les tactiques courantes employées ?
Quelle est la politique de stocks de l’entreprise ?
3 – L’organisation Achats
Quels sont les principes généraux de l’organisation achat ?
L’organigramme du service achats existe-t-il ?
Où se trouve mon poste au sein de l’organigramme ?
L’organisation des achats comprend-elle les achats et les approvisionnements ?
L’organisation des achats comprend-elle uniquement les achats ?
Quels sont les enjeux des achats pour l’entreprise ?
➢ Quelle est la part achats par rapport au chiffre d’affaires ?
➢ Que représentent les achats production par rapport aux achats totaux ?
➢ La sécurisation des approvisionnements est-elle une préoccupation de l’entreprise ?
Quelles sont les relations du service achats avec les autres services ?
Quels sont les postes ou fonctions amont et aval importants pour moi ?
Quels sont les freins en termes de système informatique et de ressources ?
Quelles sont les opportunités en termes de système informatique et de ressources ?
La problématique de démarche de progrès est-elle prise en compte ?
Des objectifs sont-ils fixés au service Achats annuellement ?
4 – Processus et procédures Achats
Le processus achats est-il défini ?
Les procédures achats existent-elles ?
Les procédures sont-elles à jour ?
Les procédures sont-elles connues et appliquées ?
Quel est le processus de passage de commandes ?
Qui participe à la rédaction du cahier des charges ?
La procédure d’utilisation des appels d’offres ou des consultations est-elle définie ?
La présélection et la sélection des fournisseurs font-elles l’objet d’une procédure détaillée et suivie ?
Quel est le processus de sélection des fournisseurs et d’attribution des commandes ?
➢ Liste des intervenants
➢ Liste des documents
La notion de risques est-elle prise en compte dans la sélection des fournisseurs ?
Quels sont les types de risques pris en compte ?
Tous les besoins sont-ils pris en compte dans le portefeuille Achats ?
Les achats ont-ils été analysés et classés en familles homogènes ?
Les achats importants ont-ils été ciblés ? (Pareto – 80/20 et analyse ABC)
Comment est faite la répartition du portefeuille achats entre les différents acheteurs ?
5 – Critères de choix des fournisseurs
Quels sont les critères de sélection fournisseurs ?
➢ Qualité
➢ Coûts
➢ Délais
➢ Risques
➢ Sécurisation/ Appro
➢ Autres …
Quelles sont les pratiques dans l’entreprise ?
➢ Utilisation exclusive du panel ?
➢ Mise en concurrence hors panel ?
Quels sont les leviers de gain utilisés dans l’entreprise ?
6 – Relations fournisseurs – prescripteurs
Des relations fournisseurs / prescripteurs existent-elles ?
➢ Relations formelles/ informelles
➢ Relations politiques
➢ Relations historiques
Ces relations sont-elles susceptibles de fausser le jeu de la concurrence ?
7 – Choix des fournisseurs
Le service achats a-t-il « la main » sur le choix des fournisseurs ?
La rédaction de la commande ou du contrat est-elle du domaine du service Achats ?
Toutes les commodités sont-elles gérées suivant les mêmes processus
8- Panel fournisseurs
Le Chiffre d’achats des fournisseurs stratégiques est-il suivi de manière permanente pour gérer le taux de dépendance ?
La gestion du panel fournisseurs fait-elle l’objet d’une procédure ?
9 – Conditions générales et conditions de règlement
Existe-t-il des conditions générales d’achat ?
Sont-elles acceptées par les fournisseurs ?
Existe-t-il des exigences qualités ?
Sont-elles diffusées aux fournisseurs ?
Les conditions de règlement sont-elles définies ?
Quelle est la politique en matière de Cash-flow ?
Quelle est la stratégie en matière de R.O.I ?
10 – Mesure de la performance achats
La mesure de la performance achats existe-t-elle ?
Existe–t-il un tableau de bord achats ?
Fait-il l’objet d’une diffusion dans l’entreprise ?
Quels sont les indicateurs contenus dans le tableau de bord ?
Des objectifs sont-ils fixés à chaque acheteur ?
Font-ils l’objet de mesure périodique ?
L’analyse des résultats achats fait-elle l’objet d’une réunion mensuelle avec les acheteurs ?
11 – Mesure de la performance fournisseurs
La mesure de la performance fournisseurs existe-t-elle ?
Comment est-elle définie et mesurée ?
La mesure est-elle incontestable ?
La performance de chaque fournisseur leur est-elle diffusée systématiquement ?
Donne-t-elle lieu à une explication de la méthode de notation aux fournisseurs ?
Donne-t-elle lieu, si nécessaire, à la mise en place de plan d’actions ?
Des audits périodiques sont-ils prévus chez les fournisseurs stratégiques ?
12 – Délai de traitement des demandes d’achat
Quel est le nombre mensuel de demande d’achats ?
Quelle est le délai moyen de traitement d’une demande d’achat ?
➢ Délai interne au service
➢ Délai de réponse des fournisseurs
Délai entre la réception de la D.A. et l’envoi de la commande au fournisseur
La réception des accusés de réception de commande fournisseurs est-elle suivie ?
Comment sont gérés les écarts entre la commande et l’accusé de réception ?
13 – Règlement des litiges achats
Quel est le nombre de litiges achats ?
Quelle est la nature de ces litiges ?
➢ Techniques ?
➢ Délais livraison ?
➢ Commerciaux ?
➢ Qualité ?
Comment sont gérés les litiges ?
Quel est le délai moyen de règlement de ces litiges ?
14 – Règlement des fournisseurs
Quel est le délai moyen de paiement des factures fournisseurs ?
Quel est le nombre de litiges factures ?
Qui gère les litiges de factures ?
Quel est le délai moyen de règlement de ces litiges ?
15 – Top management /Employés / Collègues
Quels sont les intérêts personnels de chacun ?
➢ En ligne avec les intérêts de l’entreprise et du service achats ?
➢ Pas obligatoirement en ligne avec les intérêts de l’entreprise ou du service achats ?
Qui sont les réels décideurs/ leaders (pas forcément les chefs de service) ?
Dans quelles instances, les décisions sont-elles prises ?
Par qui les décisions sont-elles prises ?
Existe-t-il des réseaux formels et informels ?
Quels sont les us et coutumes (tenue vestimentaire, tutoiement ou vouvoiement)
Quelles sont les formations des différents acheteurs ?
Quels sont les diplômes ou la formation des acheteurs ?
LOUIS LANGUENOU
CONSULTANT ACHATS & APPROVISIONNEMENTS
FORMATEUR
